Como si de un ejercicio de continuidad de negocio se tratara, de forma abrupta, prácticamente todos los países del mundo se han visto abocados a recluir a casi todo el mundo en sus casas, sin opción de acudir a sus centros de trabajo habituales.
Pero eso no quiere decir que se interrumpan los procesos de negocio, éstos deben seguir, con las modificaciones o ajustes necesarios, claro está. Para ello, las organizaciones y los profesionales están utilizando aplicaciones de comunicaciones que les permitan el acceso a sus equipos y redes en remoto, así como el contacto con su entorno de trabajo: compañeros, clientes, proveedores o partners.
En estos momentos de incertidumbre, las herramientas basadas en tecnología web, como Abox ECM, disponen de una ventaja competitiva innegable: no necesitamos la instalación en nuestros equipos (ahora portátiles, tablets o smartphones) de pesados programas de ejecución en local, ni importar/ exportar los datos que manejamos para asegurarnos la sincronización e integridad de estos. Si, además nuestro gestor documental Abox ECM está alojado en la nube, ni siquiera hemos de acceder a nuestra red para poder iniciar una sesión de trabajo.
Es innegable que en ciertas ocasiones hemos de modificar algunos procedimientos de trabajo, normalmente los que atañen a la captura de documentos, sobre todo cuando estos son físicos (documentos en formato papel) y hemos de digitalizarlos para poder iniciar las gestiones definidas para ese documento. Es ahí donde vamos a requerir no sólo de la versatilidad y flexibilidad de una herramienta como Abox, sino la intervención de los expertos del gestor documental, quienes, en estrecha colaboración con los responsables del cliente deben poder reorientar y ajustar los procesos a la nueva realidad.
Este ha sido el caso con nuestro cliente ISDEFE (Ingeniería de Sistemas para la Defensa de España S.A., Madrid). Con todos sus trabajadores en casa, ISDEFE no podía realizar la digitalización certificada de las facturas que reciben en formato papel. Estas facturas, tras su digitalización, pasan un proceso de extracción de datos por medio de un OCR zonal, con el que completan los metadatos definidos (entre otros, los de registro de IVA) y lanzan el proceso interno de validación de la factura para su posterior contabilización, pago y archivo.
En colaboración con los responsables de la implantación de la solución y los proveedores que han enviado las facturas en formato PDF firmadas digitalmente, en lugar de iniciar el proceso desde la digitalización, se ha incorporado un nuevo formulario de alta en Abox ECM a partir del fichero recibido que, a continuación, pasa al proceso de extracción de datos y continúa su ciclo de vida. A partir de ahí, el proceso continúa de la misma forma que anteriormente.
Con esta modificación y contando que los procesos de gestión del documento comandados por Abox siguen siendo accesibles en remoto (llamada a los procesos de validación o integración con el sistema de contabilidad), los procesos de alta, revisión y contabilización de las facturas de proveedores se están pudiendo realizar en la organización completamente en remoto y sin que los tiempos de procesado se vean afectados negativamente.
«Os agradezco muchísimo el esfuerzo, que estéis siempre disponibles y que me atendáis siempre tan bien, a pesar de estar realizando otros soportes o solicitudes. ¡¡Es un lujo poder contar con vosotros, especialmente en momentos como estos!!
Marisol Rodríguez (Responsable Área de Sistemas, ISDEFE).
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