El Colegio Oficial de Economistas de Valencia elige Abox para gestionar su Archivo

El objetivo principal del Colegio Oficial de Economistas de Valencia (COEV), con más de 3.700 colegiados, es el fomento de la profesión de economista, contribuyendo a la mejora de la calidad de los servicios del economista a la sociedad, lo que se traduce en una estructura de servicios a su disposición, profesionalizada, y en la que destacan los servicios de Formación, Orientación y Empleo y el de Información, así como otros, destinados a usuarios específicos o la precolegiación.

Desde el nacimiento del Colegio de Economistas en el año 1971 hasta la actualidad se ha acumulado gran cantidad de documentación de muy diversa índole. Mucha de la documentación se encuentra el formato papel y la más reciente también en formato electrónico, aunque se trabaje aún con documentación física.

Dada la cantidad de documentación generada desde el Colegio y la difícil tarea de optimizar los procesos de búsqueda, se requiere la implementación de una herramienta de gestión documental para poder gestionar la documentación generada electrónicamente así como la digitalización tanto de la histórica como la reciente en formato papel para tenerla a buen recaudo y poder acceder a ella de manera ágil y eficaz.

Una de las partes de este proceso no es solamente la implantación de la herramienta en sí, sino intentar mejorar los flujos de información así como eliminar duplicidades de documentación generada o guardada en diferentes formatos y mejorar los procesos de trabajo.

Abox ECM es la herramienta seleccionada por el COEV para llevar a cabo este ambicioso proyecto, que tendrá como pilares la puesta en marcha de un Registro Oficial Electrónico, un sistema de gestión de expedientes basada en cuadros de clasificación documental y una serie de workflows para la optimización de los trámites administrativos de la Entidad.

La consultoría documental del proyecto será realizada por la empresa Mas Medios.

Este proyecto demuestra la importancia de las soluciones de gestión documental profesional como Abox en el sector asociativo, un sector especialmente llamado a ser un ejemplo en transparencia, buenas prácticas en el manejo documental, así como eficiencia y reducción de costos administrativos.