Adapting Lab (el Laboratorio de I+D de Grupo Adapting) acaba de lanzar un módulo integral para Archivo Inactivo, capaz de migrar cantidades masivas de documentos electrónicos procedentes de otras fuentes de datos, combinándolos perfectamente con el Archivo activo propio de Abox.
Este módulo se compone de tres componentes integrados entre sí (ver diagrama):
- Un sistema de compactación del archivo activo;
- Un visor/ buscador combinado de archivos;
- Un sistema de migración masiva de históricos.
Mediante este sistema es posible manejar enormes cantidades de documentos sin merma perceptible en la operatividad del software. El archivo inactivo queda almacenado en una base de datos especialmente diseñada para soportar consultas sobre grandes cantidades de datos y combinarse con documentos procedentes del archivo electrónico nativo de Abox-ECM.
Como refieren los técnicos responsables de Adapting Lab, el sistema aporta varias ventajas para clientes que acumulan grandes cantidades de información, entre las que destacan:
Puede transferir automáticamente el archivo activo, que haya superado sus plazos de retención, a un nuevo estado con pérdidas de información mínimas, reduciendo así el tamaño total de la base de datos y aumentando el rendimiento general. Esta transferencia denominada compactación se puede programar y configurar de forma muy precisa, por series o tipos documentales. Opcionalmente, es posible ir eliminando el archivo inactivo mediante reglas de disposición final.
Permite realizar consultas simultáneas en ambos tipos de archivo empleando índices predeterminados e incluso los mismos metadatos de búsqueda.
Permite migrar desde fuentes externas diversas, imágenes, documentos ofimáticos y archivos multimedia de múltiples formatos, junto con sus respectivos metadatos, manteniendo su condición de archivo inactivo, con fines de consulta ágil, sin saturar las capacidades de la plataforma, ni mezclarse con el archivo activo manejado por los flujos de trabajo de la aplicación.
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