Todos los que hemos sido usuarios de cualquier herramienta de gestión hemos soñado con la integración “mágica” de aquellas herramientas que manejan de forma eficiente sus entidades principales (por ejemplo, clientes, proyectos, tareas, documentos,…), de forma que “hablen” entre ellas y sean capaces de facilitar las tediosas introducciones de datos e información en cada sistema. Aprovechar las fortalezas de cada software conectándolos entre sí, para no renunciar a sus funcionalidades. Con ese objetivo se integran abox y redmine: gestión de proyecto, expedientes y documentos en abox y proyectos, fases y tareas de redmine. Repasemos sus capacidades:
– abox: gestor documental profesional, capaz de establecer flujos de trabajo complejos sobre los documentos y expedientes que maneja, lanzando alertas, tareas de revisión y control e informes sobre los documentos de forma individual y agrupada;
– redmine: gestor de proyectos, fases y tareas
Veamos un ejemplo. Entra una factura de proveedor a la organización, esta factura se digitaliza (si no ha llegado ya como factura electrónica) y se da de alta en abox document. A partir de ese momento, el workflow (WF) de abox document es el que toma el mando de las operaciones y va indicando el estado de la factura y las tareas que se deben realizar sobre esa factura. Pero en lugar de crear una tarea en el propio gestor, crea la tarea en redmine, de forma que la gestión y el control de las tareas va a resultar mucho más eficiente en un entorno diseñado para ello. Con la finalización de las tareas, abox document recibe de redmine los datos que le permitirán continuar con los diferentes estados de esa factura.
Pero podemos complicar un poco más la gestión, con este otro ejemplo. En lugar de dar de alta un documento y, con ello iniciar toda la gestión, podemos dar de alta un expediente o proyecto y, con éste comenzar todo el flujo de procesos. Si el proyecto que acabamos de dar de alta va a contener diferentes documentos, será abox document, quien se encargue de dar de alta todos los documentos en estado borrador, pendientes de que vayan integrándose en el expediente. Con cada uno de los documentos se pueden dar de alta tareas en redmine (de la misma forma que hemos visto con el ejemplo anterior de la factura), pero también el propio proyecto o expediente es el que puede ser el detonante de la creación de las tareas, que a partir de ese momento se gestionarían de forma íntegra en redmine.
En el esquema a continuación se resumen los puntos de integración más comunes entre ambas plataformas.
Como puede apreciarse en el esquema, la integración entre ambas plataformas puede darse durante todo el ciclo de vida del expediente / documento, de forma que la gestión y avance de éste va a estar condicionado al grado de avance del otro, logrando una plena y lógica integración entre ambas herramientas.