Entre las prioridades del Gobierno colombiano se ha establecido la consecución de una Administración Eficiente, Transparente y Cero Papel, que ayude a mejorar la competitividad de sus empresas y por ende la calidad de vida de sus ciudadanos, con una serie de plazos límite para la implementación real en las administraciones públicas, como prueban diversos decretos emitidos por el Gobierno en los últimos meses.
El Modelo de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo es uno de los pilares del Programa Gobierno en Línea, dada la excepcional dependencia que tiene el país del soporte físico de los documentos. La migración progresiva al modelo Cero Papel es clave para proporcionar servicios eficientes al ciudadano y las empresas del país.
La importancia de la gestión documental, entendida como el conjunto de acciones sistemáticamente diseñadas para el control integral de la información que los organismos producen en el ejercicio de sus competencias funcionales, es uno de los mejores indicadores de la eficacia administrativa, que se refleja en una efectiva y oportuna prestación de servicio a los ciudadanos/ usuarios, a la vez que soporta como evidencia la toma de decisiones del Estado. Un Estado con la información organizada y una población con acceso participativo a las decisiones de Gobierno, se convierte en el eje fundamental de progreso nacional y de la mejora de la competitividad macroeconómica.
Complejidad legislativa en Gestión Documental en Colombia
La Gestión Documental en Colombia y las positivas consecuencias de organización de los documentos no es un esfuerzo actual. El Estado se ha preocupado de forma insistente, con normativa jurídica y técnica, sobre la necesidad que las Entidades cuenten con un Programa de Gestión Documental integrado a sus acciones corporativas, promoviendo el acceso a la información; sustentando las decisiones administrativas y conservando el patrimonio documental como identidad histórica. En esta línea de trabajo, se crea por medio de la Ley 80 de 1989 el Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística nacional, que con más de 25 años de actividad, ha propuesto métodos, especificaciones y directrices en concordancia con el ejercicio de mejores prácticas internacionales, para convertir a Colombia en un referente obligado en la formulación de planes y políticas en Gestión Documental articuladas con las iniciativas de desarrollo nacional.
Esta área de interés prioritario para el Gobierno viene regulada desde hace años por una gran cantidad de leyes, decretos y normas supervisadas por el Archivo General de la Nación (AGN). Adicionalmente, existen numerosos pliegos de requisitos y normativa internacional (p.ej. ISO, CEN, DoD, ICA, AENOR, etc.) consensuada por expertos en archivística y codificada en aplicaciones informáticas especializadas.
La siguiente tabla reproduce la normatividad más relevante y es buen testimonio de la complejidad regulatoria de esta cuestión en nuestro país:
| Normatividad | Alcance |
| Ley 594 de 2000 | Ley general de Archivos. Establece el marco jurídico que hace norma obligatoria la gestión documental del Estado, tomando como referente la aplicación de los principios teóricos, así como las directrices emanadas del órgano rector, el Archivo General de la Nación. |
| Ley 962 de 2005 | Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. |
| Ley 1437 de 2011 | Por medio de la cual se expide el código contencioso administrativo, en su capítulo IV establece la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo. |
| Circular 002 de 2012 AGN | Establece lineamientos en materia de adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental. |
| Circular 05 de septiembre de 2012 | Se establecen recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas. |
| Acuerdo 049 de 2000 | Por el cual se desarrolla el Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento general de Archivos sobre “Condiciones de edificios y locales destinados a Archivos”. |
| Acuerdo 060 de 2001 de AGN | Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. |
| Acuerdo 039 de 2002 | Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. |
| Decreto 2609 de 2012 | Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental. |
| Decreto 2693 de 2012 | Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones. |
| Resolución 7614 de 2010 de la DIAN | Por la cual se reglamente el derecho de petición y la presentación de trámites, quejas y reclamos en la UAE DIAN. |
| Directiva Presidencial No. 04 de 2012 | “En la cual el Gobierno Nacional emite los lineamientos que las Entidades descritas en esta Directiva deben atender, con el fin de avanzar en la política de Eficiencia Administrativa y Cero papel en la Administración Pública en cuya implementación el AGN hace parte activa” |
| Ley 1712 sobre Transparencia en la Administración Pública, 6 marzo 2014 | Define los procedimientos y el tipo de información que deberá ser publicado en las sedes electrónicas de las distintas entidades públicas de orden nacional y territorial. |
| Resolución 8934 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de | La resolución 8934 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) exige la implementación de un programa de gestión documental (descargar PDF).
Según el artículo 3º, los vigilados que estén bajo la vigilancia de la SIC, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos: Programa de gestión documental; Tablas de retención documental; Cuadro de clasificación documental; Tablas de valoración documental y Reglamento interno de archivo. |
| Decreto No. 103 del 20 de enero de 2015 de Presidencia | Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones relacionadas con la adecuada publicación y divulgación de información pública, la recepción y respuesta a solicitudes de acceso a ésta, su adecuada clasificación y reserva, la elaboración de los instrumentos de gestión de información, así como el seguimiento de la misma. |
| Decreto 106 del 21 de enero de 2015 de Presidencia República | Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado ya los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones. Destaca el artículo 40º sobre Sanciones: el incumplimiento de la normatividad archivística dará lugar a la aplicación de las sanciones establecidas en el artículo 35° de la Ley 594 de 2000, las disposiciones y principios de la actuación administrativa… |
| Resolución 84295 de 28 de octubre de la SIC | 2ª prórroga de aplicación de la resolución 8934 de la SIC hasta el 31-03-2016 |
Fachada Archivo General de la Nación
Los tres enlaces más relevantes publicados en la página web del Archivo General de la Nación (AGN) y que condensan el conjunto de la normatividad colombiana publicada son los siguientes: