A medida que nos adentramos en el mar de tecnologías dentro del ámbito de la modernización, especialmente la automatización de procesos ha crecido a pasos agigantados, adoptando un nuevo método en la forma de Automatización Robótica de Procesos (RPA, en sus siglas inglesas).
Sin embargo, la automatización de procesos no es nada nuevo para la industria informática. Desde los tiempos del “lean manufacturing” y la producción en cadena, la tendencia en automatización de procesos ha consistido en aumentar la eficiencia y reducir los costes, al tiempo que se ofrece un producto final de mayor calidad.
¿Qué es la automatización de procesos empresariales (BPA)?
La automatización de procesos empresariales (BPA) gestiona los flujos de trabajo para mejorar la eficiencia de una organización. La BPA no se centra en un solo departamento, sino en toda la organización mediante la implantación de sistemas de software que integran todas las aplicaciones existentes. En lugar de centrarse en tareas individuales, la BPA se centra en el proceso global de principio a fin.
La automatización de los procesos empresariales suele requerir un análisis en profundidad de las ineficiencias de la empresa para evaluar los mayores problemas a los que se enfrenta la organización. A fin de cuentas, los procesos empresariales permiten que todas las partes de una organización trabajen juntas de forma eficiente y eficaz. Funciones tales como la planificación de recursos empresariales (ERP) y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) ya aplican hoy día la BPM (gestión de procesos empresariales). Entre los beneficios de la automatización empresarial están la reducción de costes, el aumento de la productividad de los empleados y la satisfacción de los clientes.
¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?
La automatización robótica de procesos (RPA) contiene robots de software (“bots”) que imitan las tareas humanas. Estos robots completan tareas basadas en reglas registrando el flujo de trabajo de los procesos que realizan los humanos. Pueden entrar en los sistemas, navegar por la página e introducir y extraer datos, imitando las interacciones que los humanos tienen con los sistemas informáticos.
La automatización tradicional ha seguido un código de instrucciones, mientras que los bots se entrenan siguiendo pasos ilustrativos o ejemplos. Esto permite a los bots adaptarse a circunstancias dinámicas. La automatización tradicional no puede ejecutar pasos fuera de su código. Algunos bots RPA son capaces de resolver problemas incluso cuando falta cierta información, pero en general requieren el cumplimiento de condiciones muy controladas y limitadas.
Las empresas líderes están incorporando rápidamente la RPA en las funciones empresariales para mejorar su productividad. Como resultado, el mercado de RPA está creciendo, con diferentes proveedores que se dirigen a diferentes necesidades.
Algunos proveedores como Adapting incorporan el aprendizaje automático y los datos cognitivos, lo que permite a los bots operar con datos estructurados y no estructurados, mientras que otros proveedores se centran en la automatización a gran escala.
Los sectores de las finanzas, la banca, la sanidad y muchos más han implantado la RPA para agilizar los procesos, mitigar los riesgos y aumentar la productividad. Los robots mejoran el análisis y la precisión de los datos mediante una gestión sofisticada de los mismos, extrayendo datos de diferentes fuentes y pantallas, y combinando y migrando los datos para formar metadatos. Se eliminan las imprecisiones y las duplicaciones.
Otra ventaja de la RPA es su fácil implantación: se integra en el software actual sin necesidad de cambiar los sistemas informáticos existentes. Sin embargo, la mayoría de las empresas que utilizan la RPA siguen teniendo procesos muy supervisados y gestionados por seres humanos, que a menudo dedican mucho tiempo y energía a corregir los errores de estas tecnologías heredadas, lo que no es sostenible, eficiente ni fácil de escalar a largo plazo.
Diferencias entre la RPA y la BPA
Tanto la BPA como la RPA tienen un objetivo similar: ejecutar funciones empresariales de forma más eficaz mediante la automatización. La BPA se introdujo por primera vez en el mercado tecnológico y puede implementar la RPA dentro de su sistema. Dos factores principales distinguen a la BPA de la RPA: la capacidad de integración y los flujos de trabajo.
- Integración:El BPA sigue un enfoque más holístico, al abordar el proceso global de principio a fin. El objetivo de una BPA es racionalizar todos los procesos de trabajo de una organización para tomar decisiones más rápidas y precisas. Por otro lado, la función principal de la RPA es sustituir las tareas humanas que consumen mucho tiempo por software. La RPA no interrumpe los procesos empresariales existentes y puede integrarse en el software de BPA existente, como ERP, BPM y/o CRM.Un ejemplo de RPA implementado en CRM son los cuadros de chat en los sitios web. Los cuadros de chat que aparecen diciendo “en qué puedo ayudarle” son gestionados por bots. Estos bots transfieren la información recopilada a un empleado que se encarga de atender al cliente. La RPA también se utiliza para la automatización de las compras, donde las tareas humanas, como el envío de formularios, la revisión de correos electrónicos y la cumplimentación de formularios específicos para proveedores, se sustituyen por bots.Por el contrario, la BPA es una forma de integración más radical e invasiva. Modifica los sistemas existentes con su propio software e implementa su propio sistema BPM. BPA utiliza un sistema central al que están conectadas todas las unidades de negocio y automatiza todos los flujos de trabajo. Toda la eficacia de los procesos empresariales se deriva del BPA.
- Flujos de trabajo:El objetivo de RPA y BPA es crear flujos de trabajo más eficientes y eficaces. Sin embargo, ambos utilizan diferentes formas de automatización.Los bots de RPA acceden a la interfaz de usuario existente en los ordenadores de sobremesa y realizan tareas humanas, por ejemplo, copiar y pegar, mover archivos, enviar correos electrónicos. Todo el flujo de trabajo es grabado y repetido por el bot, sustituyendo completamente las tareas humanas. Aunque algunos bots tienen capacidad de decisión e inteligencia, la mayoría de los bots no han avanzado hasta este punto. La automatización de bots sigue un “screen scraping”, es decir, registran cierta información en formularios web y almacenan los datos registrados para su uso posterior.El flujo de trabajo utilizado en BPA es más complicado, ya que se utiliza un único modelo de procesamiento para crear flujos de trabajo que integran sistemas diversos con lenguajes estándar como bpmn2. Estos sistemas intercambian y extraen información entre sí para automatizar las tareas, para lo que requiere API, acceso a bases de datos y apoyo informático para desarrollos e integración. Cuando se utiliza RPA no se necesita una API: los bots registran, aprenden y actúan por sí mismos.En esencia, la BPA o la BPM es el término general utilizado para describir la ingeniería de procesos empresariales a gran escala en una organización, mientras que la RPA es una tecnología táctica utilizada para automatizar procesos manuales y repetitivos específicos en un gran flujo de trabajo.Como tecnologías son sinérgicas y pueden formar parte de un enfoque de modernización total basado en la necesidad y la viabilidad técnica.
Hiperautomatización: BPA con robots inteligentes
La próxima dimensión de la RPA es la aplicación de la Inteligencia Artificial (IA), en concreto algoritmos de Machine Learning, en el diseño de bots y su fusión transparente con la BPA.
Es mucho más eficiente detectar los puntos de automatización en un flujo de trabajo automatizado con técnicas de BPA, y aplicar sobre ellos robots inteligentes que traten de asistir a los usuarios humanos en ciertas tareas, como la clasificación, detección de patrones o respuestas más convenientes.
Aunque ya hemos visto que esto está evolucionando hacia la hiperautomatización -una forma de automatización que reúne tecnología avanzada-, en el centro de todo esto está la fusión entre la BPA y el RPA y el impulso para hacer que el lugar de trabajo digital sea más productivo.
En este contexto el papel del aprendizaje automático (“Machine Learning”) es fundamental, ya que amplía el abanico de posibilidades de la automatización. Permite la automatización de procesos que antes se consideraban exclusivamente del dominio de los trabajadores del conocimiento. Sin embargo, la atención no se centrará en sustituir a estos trabajadores, sino principalmente en mejorar su capacidad de aportar valor. El aprendizaje automático también permitirá procesos adaptativos y de inteligencia, que ejecuten la siguiente mejor acción, en lugar de la misma secuencia repetitiva.
Grupo Adapting trabaja actualmente en el diseño de robots de clasificación inteligente integrados en los flujos de trabajo de su software Abox-ECM, especializado en gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA).
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Artículo parcialmente traducido y readaptado de la autora Geetika Tandon (14/04/2020 en Reworked by Simpler Media Group).
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