Ante las medidas de aislamiento preventivo decretadas por las Autoridades de los distintos países del mundo a causa del COVID-19, la necesidad de teletrabajo se ha convertido en una realidad de la noche a la mañana para muchas organizaciones públicas y privadas.
La gestión documental es el primer paso para lograr la Transformación Digital de cualquier organización, porque:
- Gestiona cualquier documento sin importar su naturaleza, combinando soportes digitalizados con archivos electrónicos y multimedia.
- Clasifica cualquier contenido digital acorde a cuadros de clasificación documental, facilitando su archivo y consulta.
- Permite tramitar los expedientes mediante flujos de trabajo 100% digitales, que ahorran papel, llamadas y desplazamientos del personal.
- Posibilita la búsqueda de información en tiempo real, reduciendo tiempos y evitando duplicidades.
- Permiten eliminar información de forma masiva y automática, cumpliendo con las legislaciones de archivo de cada país.
Sin una adecuada gestión documental, las organizaciones que están implementando iniciativas de digitalización, corren un alto riego de partir de bases inestables y generar un mayor “caos digital” con sus proyectos.
Nuestra solución en la nube CBOX-CLOUD es la que recomendamos para iniciar un proyecto de Transformación Digital. Se trata de una solución modular, preconfigurada y gestionada en la Nube para realizar una gestión documental de los procesos de su organización. Es el primer paso para construir una Oficina 100% Digital.
Nuestra ventaja es que le entregamos los procesos totalmente parametrizados, validados por Usted y le permitimos administrarlos. Disponemos de 2 versiones:
Versión Entry:
Cbox-ENTRY propone centralizar todos los canales de entrada y salida de documentos en solo punto, denominado “Ventanilla de Registro Único”. Con ello se logra el control y la estandarización de los procesos de recepción, digitalización, registro, distribución y clasificación de los documentos, sean estos físicos o electrónicos.
Los documentos son archivados en expedientes y repartidos por departamentos, facilitando la búsqueda de información y el cumplimiento de requisitos y buenas prácticas de gestión documental.
Funcionalidades:
- Recepción/Radicación
- Digitalización/Indexación
- Distribución/Tramite
- Organización/Consulta
- Radicación de salida
- Reportes de Gestión
Versión Plus:
Cbox-PLUS permite gestionar los procesos mediante flujos de trabajo preconfigurados. Los procesos se tramitan sobre Expedientes Electrónicos, configurados mediante una metodología “plug&play”, que “ensambla” un proceso empleando componentes ya creados, combinados para automatizar y controlar cualquier procedimiento.
Así, es posible incorporar procesos a medida de su empresa, cotizados según los recursos involucrados.
Funcionalidades:
- Módulo de Clasificación Documental
- Paquete de formularios
- Módulo de Records Management
- Módulo de Metadatos
- Módulo de workflows (BPM)
- Módulo integrado de informes.
Opción de firma digital:
Disponemos de diversas modalidades de firma digital reconocida, bajo estricto cumplimiento de la normativa legal en Europa y Latinoamérica. Podemos integrar firmas biométricas, centralizadas o por token a nuestras soluciones.
Empleamos estándares internacionales lo que garantiza que los documentos firmados y/o estampados por CBOX serán autocontenidos y validables a lo largo del tiempo.
Beneficios:
- Control total del ciclo de vida de los documentos.
- Implementar una “Oficina 100% Digital”.
- Evitar perdida, riesgos y duplicidad de información.
- Mejorar la productividad y reducir de tiempos.
- Trazabilidad de los trámites y aseguramiento de plazos.
- Seguridad y confidencialidad de la información
- Posibilidad real de teletrabajo y reducción de costos.
Planes:
- La solución CBOX Cloud se ofrece por planes mensuales o anuales.
- Se entregan 10GB de almacenamiento por usuario contratado.
- Hosting de altas prestaciones (99,95% de disponibilidad).
- Desde 2,00 € al mes por usuario, según número de usuarios y modelo (*).
(*) Horas de parametrización y puesta en marcha no incluidas.
Cbox es una apuesta segura en la búsqueda de la automatización documental, bajo cumplimiento de la normativa nacional e internacional en materia de gestión documental.
Tenemos una sección de nuestra página en la que podrá encontrar más detalles, conócela
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