Iniciamos
Con frecuencia nos encontramos con el caso de organizaciones que producen o reciben gran cantidad de documentos que deben digitalizar para ser archivados y considerados como evidencia en los procesos respectivos.
Con cambios sencillos en el proceso, es posible emplear técnicas robustas de recocimiento automático y lograr ahorros que pueden alcanzar miles de dólares al mes, según el volumen de la operación.
Introducción
La automatización documental es uno de los pilares de la transformación digital de las organizaciones del siglo XXI e implica disponer de una política de digitalización de procesos y una política de gestión de la información.
En los próximos blogs vamos a incidir precisamente en estas dos áreas con varios ejemplos de automatización que representan necesidades muy comunes en las empresas donde ofrecemos nuestros servicios de consultoría e implantación de soluciones para la gestión documental.
En esta serie de blogs queremos aportar recetas sencillas de automatización que cualquier organización pueda implementar en muy poco tiempo y con una inversión mínima en personal y tecnología.
Los objetivos que perseguimos se resumen en:
- Reducir tiempos perdidos en tareas de escaso valor agregado,
- Reducir costos asociados al tratamiento del papel,
- Reducir la necesidad de personal de escasa cualificación,
- Mejorar la organización de la información y su procesamiento.
Problema típico
- Se generan grandes cantidades de papel que deben escanearse posteriormente y procesarse de forma individual.
- Se recibe gran cantidad de correspondencia que debe ser digitalizada y registrada de forma individual, documento a documento.
- Cada documento pertenece a un caso distinto. Si digitalizamos todos los documentos juntos, no se dispone de una evidencia documental para el proceso correspondiente.
- Si digitalizamos uno a uno cada documento perdemos mucho tiempo, que podríamos utilizar para cosas más provechosas, como atender a nuestros clientes.
Solución
- Los documentos que generemos nosotros para su posterior escaneado deben incluir su propio código de barras (con un número consecutivo) para que puedan ser reconocidos con facilidad.
- Carguemos la información que queramos indexar de cada imagen en una hoja Excel que tenga las columnas preparadas para insertar los metadatos que necesitemos. Podemos utilizar una sola hoja Excel para todos los documentos recibidos en el día.
Ejemplo de planilla de carga de documentos en el gestor documental Abox
- Importemos la hoja Excel en un gestor documental que lo permita, generando un nuevo radicado por cada línea, que ya incluya toda la información de metadatos que hemos digitado.
- A los documentos que lleguen a la compañía por correspondencia les pondremos una etiqueta adhesiva con código de barras en su primera página.
- Con un escáner que disponga de bandeja de entrada podemos escanear todos los documentos juntos sin preocuparnos del orden ni del tipo. Lo único importante es que cada documento vaya etiquetado en su primera página con un código de barras único.
Ejemplo de escáneres departamentales con bandeja
- Existen programas de escáner tipo “barcodereader” que permiten detectar y leer automáticamente los códigos de barras, generando un archivo PDF o TIFF por cada código de barras. Estos programas envían las imágenes a un directorio supervisado que las sube al gestor documental.
Bandeja de entrada antes de la carga de las imágenes al gestor documental
- Si hemos indexado correctamente la información, podremos archivar las imágenes directamente a su expediente o carpeta, donde podrán ser utilizados en el trámite que corresponda.
Beneficios
- Ahorro de tiempo: digitalización masiva frente a digitalizar cada documento.
- Reducción de errores.
- Organización automática posible.
Sin contar con el tiempo perdido por corrección de errores, con un volumen de unos 100 documentos diarios, podríamos estar ahorrando más de 180 minutos, o su equivalente de 3 horas, cada día.
¿Cuánto representa eso en dinero? A un coste por hora promedio de $20 USD, podríamos estar ahorrando unos $1.300 USD por mes.
Próximas entregas
En las próximas entregas trataremos algunos asuntos que atraen el interés de nuestros clientes, como los que siguen:
- Captura automática desde directorios de red o desde buzones de correo electrónico;
- Automatización del proceso de atención de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias;
- Integración con la suite de Microsoft Office;
- Integración típica de un ERP con el gestor documental.