El reto consistía en dotar de una estructura lógica a la documentación que se recibe por lotes, de diversas formas (papel, digitalizadas, transmitidas telemáticamente), con parte de la información introducida en el sistema de gestión (Dynamics AXAPTA). Además existía la necesidad de mostrarla, ya estructurada a los clientes, de forma segmentada (cada cliente lo suyo) y jugando con los tiempos de introducción de la información, no necesariamente en el orden de llegada.
La forma en la que abox document es capaz de dar respuesta a todos estos requisitos es la siguiente:
Entrada
Los documentos se digitalizan y se cargan en abox document por lotes medianos (aprox. 2500 documentos por lote) a través de capturadoras de alto rendimiento en bandejas de entrada;
Procesamiento
Las tareas programadas de abox document lanzan consultas al sistema de gestión para obtener información descriptiva (de indexación) de los documentos, lo que permite dotarlos de metadatos, necesarios para futuras búsquedas y para su ubicación en la estructura de permisos del sistema;
Workflow
Posteriores documentos, se relacionan con los anteriores, agrupándolos en expedientes, que deben completarse (incluir todos los documentos esperados del expediente) para que puedan pasar a su publicación y aviso a los destinatarios, que acceden a abox document por medio de la extranet de clientes.