En anteriores entradas se ha presentado brevemente las características de las normas de gestión documental, principalmente las de la familia ISO 30300. Ahora vamos a dar un paso más allá, explicando con un mayor detalle cómo es un sistema de gestión documental según esta norma.
En el siguiente esquema se reproduce básicamente cómo deben implementarse los procesos documentales:
Partiendo del liderazgo de la Dirección (fundamental para la implantación de cualquier sistema de gestión en las organizaciones), se deben planificar, diseñar y aplicar los procesos documentales. Adicionalmente, como en cualquier sistema de gestión, se han de evaluar esos procesos para mejorarlos y así cerrar el círculo de la mejora continua.
Todo ello debe entenderse desde dos niveles: el estratégico y el operativo. Además, siempre deberemos recoger como requisitos de partida, aquellos dictados por el cliente y el resto de partes interesadas (accionistas, empleados, sociedad en general…).
En la aplicación operativa de los procesos de gestión documental, habitualmente nos apoyaremos en dos elementos:
- Requerimientos derivados de las buenas prácticas de la ISO 15489
- Los sistemas de información que gestionan los documentos (electrónicos y en papel)
En la medida en que estos sistemas de información cubran ya de forma “nativa” los requerimientos normativos, estaremos acelerando y facilitando la implantación de los procesos de gestión documental en la organización.
Son de destacar, además, las relaciones entre la ISO 30301 y el resto de normas de sistemas de gestión (ISO 9001, 14001 y 27001). Tal y como se muestra en la imagen a continuación, en la propia norma, en su Anexo A se indica la relación entre todas las normas, de forma que el cumplimiento de los requisitos correspondientes de la norma de sistemas de gestión documental ya cubre aquellos requisitos de gestión documental de cada una de las otras normas.
