La nueva Ley de Transparencia colombiana publicada el pasado 6 de marzo y sancionada por las cámaras legislativas y presidencia del Gobierno es un hito histórico en la lucha contra la corrupción y la mejora en la eficiencia de la administración pública. Marca un cambio en la forma de gestionar la información y la documentación pública en el país y sienta las bases para facilitar a la ciudadanía un acceso casi ilimitado a una información que hasta el momento le estuvo vedada o con mucha dificultad para conseguir.
En un plano más técnico define los procedimientos y el tipo de información que deberá ser publicado en las sedes electrónicas de las distintas entidades públicas de orden nacional y territorial, con un plazo máximo de implementación de 6 meses para las entidades nacionales (es decir, 6 de septiembre de 2014) y 12 meses para el resto de entes territoriales (6 de marzo de 2015).
En la revisión del texto que adjuntamos nos ha llamado la atención el fomento del uso de las Tecnologías de la Información que se deduce del articulado y la obligatoriedad de las administraciones en facilitar cualquier documento a cualquier ciudadano y de forma gratuita, salvo excepciones muy limitadas, a través de medios electrónicos.
En consecuencia, la Ley obligará a conectar los sistemas de información documental con la página web de la institución, o bien a crear a partir de los actuales sistemas de información una extranet que permita publicitar de forma inmediata y sencilla, toda aquella información que maneje la entidad, atendiendo a un Esquema de Publicación que también deberá ser público y auditable por los órganos de control gubernativo.
La información a publicitar incluye el siguiente inventario:
- Organigrama
- Directorio de empleados
- Presupuesto
- Normas generales, reglamentos y manuales internos
- Plan de compras y adjudicaciones por años
- Plazos cumplimiento contratos
- Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
- Vínculo al sistema electrónico para la la contratación pública
- Los cuadros de clasificación documental – publicación muy específica por series e incluso tipos doc. para cumplir con art.19
Todo sujeto obligado deberá crear y mantener actualizado el Registro de Activos de Información, el cual deberá cumplir con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el Archivo General de la Nación, en relación a la constitución de las Tablas
de Retención Documental -TRD- y sus inventarios documentales.
Por tanto, los sistemas de información deberán encontrarse alineados con los Requisitos del AGN, de esta ley y de la iniciativa Cero Papel del Gobierno (art. 17).
Existirán ciertas excepciones en la publicación de contenidos, pero incluso para estos casos la Ley dicta que se tendrá que llevar un inventario electrónico de los documentos clasificados. Y lo más importante es que el MInisterio Público podrá efectuar estadísticas y reportes sobre transparencia y acceso a la información de los órganos de la administración del Estado y sobre el cumplimiento de esta ley.
Nuestra plataforma ECM abox dispone de un módulo de Extranet que permite de una forma rápida y sencilla crear una página web pública de cualquier institución para publicar aquellas series y tipos documentales no clasificados, generando estadísticas de acceso a los mismos y posibilitando de esta manera el cumplimiento de los requisitos legales insertos en esta nueva Ley.
Conozca más detalles sobre la Ley de transparencia y descárguela aquí.