Pero la realidad es que las mayores ventajas se alcanzan cuando se puede combinar el archivo físico con el electrónico, organizándolo adecuadamente.
Y para ello hay que empezar por capturar los documentos en el momento en que se reciben o se producen…
Del caos físico al caos electrónico: nuevos retos
Los documentos no son sólo ficheros ofimáticos. Hoy en día “documento” es todo aquello que representa una evidencia para nuestra organización, por lo que debemos empezar a considerar correos electrónicos, página web o redes sociales como fuentes relevantes para capturar información.
En tan sólo 60 segundos, se envían más de un millón de GigaBytes a través de internet en el mundo.
El crecimiento desmesurado y exponencial de los archivos electrónicos y la heterogeneidad de sus formatos (emails, documentos internos, multimedia, redes sociales, etc.) hace que su captura y organización sean críticas para poder gestionar la información y el conocimiento.
¿Qué puedo hacer?
Digitalizar los históricos no es la prioridad, no resuelve el problema. En unos meses volveremos a tener el mismo problema y posiblemente más acusado. Hay que atacar las causas con 3 objetivos:
- Digitalice en el origen del proceso.
- Clasifique sus documentos por expedientes, utilizando cuadros de clasificación documental.
- Reduzca el uso de la impresora, visualizando los documentos y gestionando los trámites en línea.
¿Cómo puedo empezar?
La ventanilla le permite digitalizar todos los documentos que entran y salen de su compañía, tanto en formato físico como electrónico.
Los documentos físicos pueden enviarse directamente al archivo y al clasificarlos correctamente, podrán ser eliminados con seguridad en los tiempos justos que determina la legislación.
Si se realiza una digitalización certificada, en posible devolver los documentos al remitente o destruirlos, conservando su equivalente electrónico.
2) Defina sus Cuadros de Clasificación Documental (CCD)
Se trata de un instrumento archivístico eficaz que permite clasificar los documentos dentro de expedientes, asignándolos a una serie con sus correspondientes tipos documentales. Si añadimos la política de retención y eliminación, los CCD se convierten en Tablas de Retención Documental (TRD), muy populares en los países latinoamericanos.
La disciplina archivística existe desde tiempos inmemoriales y dispone de herramientas para un adecuado manejo documental, solamente requiere adaptar estos instrumentos al modelo electrónico.
3) No imprimir lo que puede consultarse y tramitarse en pantalla
Como los documentos deben agruparse por expedientes, tenemos la posibilidad de gestionar los trámites de manera integral, caso por caso, realizando las pertinentes anotaciones, comentarios, revisiones, aprobaciones o firmas, sin salir del entorno electrónico.
Estos trámites pueden definirse con la ayuda de flujos de trabajo o “workflows documentales”, los cuales permiten un control exhaustivo de las tareas, los responsables y los plazos para ejecutarlas.
¿Qué ventajas puedo obtener?
Los beneficios son múltiples, resumimos sólo las más importantes:
- Reducción de riesgos:
- Evitar sanciones por cumplimiento de normativa archivística,
- Robo de información,
- Cumplimiento de regulación de protección de datos y leyes de archivo,
- Protección contra inclemencias meteorológicas, incendios, catástrofes naturales, etc.
- Ahorro en costos asociados al papel, mensajería y almacenamiento,
- Ahorro en tiempos de búsqueda y procesamiento,
- Control y estandarización de los procedimientos,
- Asignación de tareas y balanceo de esfuerzos,
- Certificación legal de documentos.
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