Y no les falta razón… El error sin embargo es tratar de llegar a un objetivo muy ambicioso en una sola fase, sin tener en cuenta que las personas necesitan tiempo para adaptarse a las tecnologías, y que no es fácil acertar a la primera en todas las decisiones que un proyecto de envergadura requiere.
Escalera de Transformación Digital
Nuestra recomendación es dividir el proyecto por fases (“divide y vencerás”), empezando siempre por los procesos más estándar, que más beneficios aportan en el menor plazo y que menos resistencia generarán entre los usuarios potenciales. En este sentido el sentido común nos sugeriría una de dos opciones:
- Proyecto sencillo pero de alto impacto;
- Proyecto complejo pero con alcance limitado.
Un ejemplo de proyecto sencillo de alto impacto es la puesta a punto de una Ventanilla de Registro Único, como primer paso hacia la implantación de un completo sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA).
Objetivo:
Los procesos de las compañías en la mayoría de los casos comienzan y terminan con un documento físico o electrónico, el control de los proceso de recepción y emisión de documentos es crítico para asegurar que los funcionarios reciben información a tiempo y responden de manera oportuna a los diferentes requerimientos sea a clientes, ciudadanos, proveedores, asociados y diferentes entidades.
El Impacto:
La gestión manual de los procesos de comunicaciones internas y externas genera impactos negativos en la operación como son:
- Gasto de tiempo en consulta de información para toma de decisiones o ejecución de acciones lo cual implica hasta un 50% del tiempo laboral en muchos casos.
- Se incurren riesgos legales por perdida de la información.
- Se ocasionan demoras en los procesos por que se traspapelan documentos.
- Los procesos se hacen demorados o impredecibles por falta de visibilidad y trazabilidad del documento y del proceso.
- Se duplica la información por la baja reutilización.
- Se imprime sin control documentos generando costos.
La solución:
Las soluciones Abox-Entry “on premises” y Cbox-Cloud permiten crear una Ventanilla Única mediante
un protocolo de parametrización muy sencillo, logrando la automatización del proceso de correspondencia de principio a fin, incluyendo una amplia funcionalidad en cada una de las etapas del mismo.
La funcionalidad incluye:
- Recepción/Radicación,
- Digitalización/Indexación,
- Distribución/Tramite,
- Organización/Consulta, incluyendo un visor de formatos PDF, PDF/A, MS Office, Email, TIFF y multimedia sin necesidad de descarga,
- Radicación de salida,
- Control de plazos de respuesta,
- Reportes de Gestión
Beneficios claves:
Las soluciones Abox-Entry y CBOX-Cloud para Ventanilla Única y Gestión de Correspondencia le permite a su organización:
- Control total del ciclo de vida de los documentos relacionados con la comunicación externa e interna, desde el registro/producción hasta su archivo total.
- Implementar la práctica de “Oficina Cero Papel” reduciendo o eliminando perdida de documentos y riesgos asociados, evitando duplicidad de la información y costo de administración de los documentos físicos, reducción del tiempo de consulta de la información.
- Trazabilidad de los trámites que permite asegurar el cumplimiento de los tiempos de respuesta o niveles de servicio.
- Seguridad y confidencialidad de la información al permitir acceso solo a los documentos autorizados para cada funcionario.
- Mejora en los tiempos de respuesta para clientes, proveedores y asociados.
- Disminución de diferentes costos asociados tales como: el manejo del papel, impresión, copiado, mediante el uso de documento digital garantizando la autenticidad, integridad y no repudio.
- En el caso particular de Colombia, cumplimiento del Acuerdo 060 del Archivo General de la Nación (AGN) para el manejo de la correspondencia oficial.
CBOX es el paso más seguro y económico hacia el cumplimiento de los requerimientos en materia de Gestión Documental previstos en las normativas legales de la mayoría de los países del entorno hispano-americano.