Gestión de expedientes electrónicos en Naves de Colombia

La Organización

Naves S.A.S. fue fundada en 1986 y desde su creación ha estado vinculada al negocio de Agenciamiento Marítimo. Desde entonces sus servicios se han centrado en asistir a los barcos chárter, servicios regulares de línea y tanqueros a nivel nacional. Desde 2007 pertenece al grupo naviero chileno Ultramar, el más grande el Latinoamérica.

En Colombia cuenta con una plantilla de 350 trabajadores en las divisiones de Agenciamiento Marítimo, Representaciones de Líneas, Negocio Logístico (warehousing, freight forwarding, transporte terrestre, servicios de tracking y expediting), Proyectos Oil & Gas Onshore y Offshore y Globaldesk.

La oficina principal del Grupo Empresarial Naves se encuentra ubicada en Bogotá y tiene oficinas en los principales puertos del país (Barranquilla, Buenaventura, Cartagena, Coveñas, Santa Marta, y Puerto Bolívar, y oficinas de apoyo en Cali y Medellín).

Objetivos

• La mejora de procesos de agenciamiento y pago a proveedores en los que existían ineficiencias debido al manejo de papel, el acceso ineficiente a la documentación y el difícil control y optimización de los procesos.
• La creación de una Ventanilla Única para la recepción de facturas y cuentas de cobro en los puertos.

Los resultados…

Abox ECM ha contribuido a hacer realidad la Oficina Cero Papel y de este modo mejorar la eficiencia y satisfacción de los clientes, tanto internos como externos.

Con más de 70 usuarios activos y 200 usuarios de consulta, esta herramienta de gestión documental profesional ha logrado implantar las siguientes funcionalidades:

1. La sistematización en el software y optimización de una serie de workflows críticos (agenciamiento, facturación y compras) en los que se generaba demasiado papel y donde el establecimiento de cauces electrónicos y normalizados están aportando una mejora de los procedimientos, un ahorro de costes y una mejor atención a los usuarios internos y clientes.
2. Un sistema de alertas y control de plazos basado en tareas pendientes, que permite notificar por correo electrónico a los interesados de la llegada de facturas, así como de posibles plazos límite de respuesta.
3. Una serie de indicadores para conocer el número de documentos recibidos y tramitados, los tiempos de cada subproceso y los plazos de entrega de los documentos a sus destinatarios.

 

Los Beneficios….

Los nuevos flujos de trabajo han mejorado el control de calidad del Departamento Financiero de Naves, han reducido de manera considerable el uso del papel en la compañía y han generado ahorros en costes derivados del manejo del papel y la supervisión de los procesos.

Algunas de las deficiencias detectadas y corregidas provocaban ineficiencias, “islas” de información, desconexión entre dependencias y falta de control.

1. Ahora se centraliza la recepción de facturas en un solo punto, desde donde se distribuyen a las diferentes áreas responsables.
2. Se entregaban documentos físicamente, cuando ahora la entrega se realiza electrónicamente.
3. Se estaba asumiendo un gasto excesivo en papel, mensajería, fotocopias, fax e impresora.
4. No era posible o demasiado dificultoso conocer la situación de los distintos expedientes de compra o agenciamiento en trámite dentro de un área específica y conocer los tiempos medios en los que se están tramitando.
5. La consulta de documentos y la obtención de soportes y comprobantes era demasiado lenta y consumía muchos recursos internos, que se dedicaron a tareas más productivas.
6. Se invertían excesivos recursos (humanos y técnicos) en mantener un archivo físico que con las nuevas tecnologías se redujo de forma sustancial, evitando el riesgo de pérdida de soportes y/o respuestas fuera de plazos.