- La impresión en papel del documento
- El firmado en papel
- La digitalización del documento a efectos de evidencia electrónica
- La custodia del documento físico a efectos de prueba, según los tiempos de retención legales.
Sin embargo, a pesar de haber implantado soluciones documentales y de workflow, muchas organizaciones que podríamos denominar «tecnológicamente avanzadas» siguen firmando sus documentos en papel.
Marco legal internacional
En Colombia se promulgó la Ley 527 en 1999 (descargar PDF) estableciendo el mecanismo de la firma digital como hecho probatorio suficiente y en el Decreto 2364 de 2012 (descargar PDF) se reglamenta la firma electrónica para generar mayor entendimiento sobre la misma, dar seguridad jurídica a los negocios que se realicen a través de medios electrónicos, así como facilitar y promover el uso masivo de la firma electrónica en todo tipo de transacciones.
En España, por su lado, se reguló la firma electrónica a nivel europeo en la Directiva 1999/93/EC (enlace Diario Oficial) y Reglamento 910/2014 (descargar PDF), los cuales establecen el marco jurídico europeo de la firma electrónica y el reconocimiento de los proveedores de servicios de certificación, con el fin de: facilitar la utilización de la firma electrónica, y contribuir a su reconocimiento jurídico en todos los países de la UE.
En todos los casos, es importante destacar el criterio de neutralidad tecnológica según la cual ninguna de las disposiciones será aplicada de modo que excluya, restrinja o prive de efecto jurídico cualquier método, procedimiento, dispositivo o tecnología para crear una firma electrónica que atienda a los requisitos de:
- estar vinculada al firmante de manera única;
- permitir la identificación del firmante;
- haber sido creada utilizando medios que los firmantes pueden mantener bajo su exclusivo control;
- estar vinculada al documento electrónico que se debe autenticar de modo que cualquier cambio ulterior del documento sea detectable.
¿Cuánto se pierde por firmar en papel?
Como decíamos antes, el procedimiento manual de firma es una rémora en muchas organizaciones incluso las más avanzadas en tecnología, que ya disponen de un sistema de gestión electrónica de documentos o un workflow integrado en sus procesos administrativos.
¿Qué sentido tiene automatizar el proceso de creación de contratos, su distribución a las personas que deben revisarlo y eventualmente aprobarlos, si al final se deben imprimir dichos documentos y volver a escanear en el sistema?
Se calcula que por cada documento firmado manualmente hay 4 copias adicionales con una pérdida de tiempo de proceso muy considerable, por no hablar del impacto medioambiental si tenemos en cuenta que una hoja de papel necesita de 2-3 litros de agua y 15 gramos de madera pura para producirse. Por último, al firmar en papel se requiere custodiar el documento manuscrito durante el tiempo de retención que marque la Ley de cada país (sólo contratos laborales serían 20 años en Colombia, por ejemplo). Además, la custodia física de los documentos es tremendamente costosa si lo comparamos con su equivalente electrónico.
Soluciones posibles
Pero las normas jurídicas hacen énfasis en su neutralidad tecnológica y más que en un certificado que obedece a estándares internacionales, regulan un procedimiento de firmado que obedezca a una metodología segura, confiable y duradera. Y las entidades de certificación con frecuencia no proporcionan soluciones para integrar las firmas electrónicas dentro del proceso de la gestión documental de sus clientes.
Ello nos conduce a 3 soluciones posibles:
- Emplear una herramienta específica de firmado del proveedor del certificado, ya sea instalado on-premises o en la nube. Estas aplicaciones sólo se encargan de firmar ficheros de imagen específicos, normalmente PDFs utilizando las firmas personales almacenadas y adquiridas al proveedor.
- Emplear un portal de firma en la nube, mediante un procedimiento que requiere hacer una llamada y un login manual por cada documento a firmar y un pago por cada firma de documento. Un ejemplo internacional bien conocido es el portal de DocuSign®, que ofrece adicionalmente otras utilidades de generación y automatización de documentos.
- Integrar las aplicaciones internas de la empresa, especialmente el gestor documental o el ERP corporativo, con algún portal de firmas instalado on-premises o en la nube. Algunos proveedores de firma ofrecen una API para facilitar dicho proceso de integración.
Beneficios de abox Signer
abox Signer reduce tiempos de espera, ahorra dinero, suministra copias electrónicas a todas las partes, crea evidencias con backup en la nube, aumenta la seguridad con cifrado digital y satisface los requisitos legales de España y Colombia.
Proporciona una forma sencilla de firmar documentos usando la misma herramienta abox, sin necesidad de conectarse por cada transacción a un portal de firma independiente:
- Permite firmar desde cualquier dispositivo: ordenador, tableta o dispositivo móvil.
- Permite comprobar fácilmente la identidad y la integridad del documento en forma visual.
- Puede emplear firmas estándar ya existentes o crear nuevas firmas jurídicamente válidas.
- Puede emplearse para estampar sellos de tiempo.
Una ventaja de esta solución es que permite también certificar ciertas transacciones que se realizan dentro de un workflow de gestión documental o BPM como aprobaciones, autorizaciones, cierres de expedientes, etc.