La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) ha adjudicado recientemente a GLOBAL TECHNOLOGY SERVICES (GTS), business partner de Adapting, la licitación cuyo objeto fue «Adquirir, configurar e implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, que cumpla con el Modelo de Requisitos para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo de la Superservicios y permita la adecuada conformación y administración técnica de los documentos de la entidad, incluyendo el servicio de soporte técnico y mesa de ayuda».
La Superservicios ejerce por delegación presidencial las funciones de inspección, vigilancia y control sobre las entidades y empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo, energía y gas en Colombia.
La Superservicios es una entidad con un amplio bagaje y experiencia en gestión de documentos electrónicos. De hecho, en el año 2003, un grupo de trabajo de dicha Entidad desarrolló el Sistema Documental Orfeo, herramienta de software libre bajo licencia GNU/GPL para la producción, trámite, almacenamiento digital y trazabilidad de la información institucional, que esta Entidad y más de un centenar de organizaciones públicas en Colombia y otros países emplean en la actualidad.
Sin embargo, la necesidad de adaptarse a las nuevas tendencias tecnológicas ha llevado a la Superservicios a descartar este software y apostar por una solución más potente, moderna e integral como es la plataforma Abox-ECM.
El proyecto prevé la puesta en producción en 2022 del SGDEA Abox-ECM para 1500 usuarios activos, con todos los flujos de gestión documental y PQRS plenamente modelados, cargado con los históricos provenientes de ORFEO, e integrado con las principales aplicaciones y portales web, con los que interactúa actualmente la Entidad.
Es destacable que Abox-ECM fue la única herramienta que logró demostrar el cumplimiento de los 350 requisitos técnicos de la Superservicios, mediante la realización y grabación de 14 pruebas habilitantes y 7 opcionales, lo que constituye motivo de orgullo y satisfacción para todo el equipo humano de Grupo Adapting.
Las pruebas superadas incidieron en los siguientes aspectos funcionales:
- Usuarios, roles y permisos
- Estructura documental – Tipos documentales
- Estructura documental – Expedientes
- Parametrización de flujos documentales
- Radicación y registro de documentos
- Herencia metadatos y esquema de metadatos
- Clasificación de documentos
- Retención y Disposición
- Integridad y autenticidad
- Interoperabilidad
- Búsqueda y recuperación de información
- Control de acceso
- Digitalización
- Archivo físico, expediente, índice y auditoría
- Herencia de metadatos
- Tablas de Retención Documental
- Tablas de Valoración Documental
- Bancos terminológicos
- Preservación Digital a largo plazo.
Grupo Adapting afronta este nuevo reto en alianza con GTS Colombia, con el cual trabaja actualmente en varios proyectos de transformación digital para organizaciones públicas y privadas de gran relevancia en el país.
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