La Lotería y Beneficencia de Boyacá ha decidido la implantación de Abox ECM en su organización.
La Lotería de Boyacá fue creada en 1923, sujeta al derecho privado en su actividad comercial y al derecho público en cuanto al ejercicio de sus funciones administrativas. Su sede principal se encuentra en la ciudad de Tunja, con una sede representativa en la ciudad de Bogotá (Casa de Boyacá).
Actualmente es, junto con las loterías de Medellín y Bogotá, una de las Loterías de capital público más importantes de Colombia.
LOTERIA DE BOYACA es una organización bien estructurada y transparente que dispone de un potente departamento de Gestión Documental, que realiza actualmente una labor de radicación y archivo de la documentación cumpliendo con todos los requisitos normativos promulgados por el AGN.
Sin embargo, los procesos de gestión documental siguen realizándose en soporte físico y la digitalización se restringe a ciertos documentos que ya han finalizado su fase de trámite.
El objetivo del proyecto es la implantación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo que abarcará los siguientes procesos en su primera fase:
- Ventana de Radicación Única de Correspondencia
- Elaboración de Tablas de Retención Documental en la Oficina Jurídica
- Gestión documental acorde a Leyes de Archivo en la Oficina Jurídica.
Para optimizar el despliegue y la capacitación de los usuarios se han establecido los siguientes roles de la Oficina Cero Papel:
- Ventanilla de correspondencia
- Distribuidor de oficina
- Productor de exptes
- Asuntos legales
- Contabilidad/ Tesorería
- Supervisor de oficina
- Archivista
Pantalla de interfaz de usuario de abox ECM
Este proyecto se ha realizado en colaboración con nuestro «solution partner» Soft y Di, Ltda, de Bogotá (Colombia).