El proyecto representa un reto por su amplia funcionalidad, volumen de datos y requisitos de integración con sistemas del cliente.
[one_half valign=»top»]La Organización….
MTI, una de las empresas líderes en gestión documental de Colombia perteneciente al Grupo internacional Thomas Greg, eligió ABOX-ECM como plataforma informática para su cliente EFICACIA, una de las compañías más importantes en reclutamiento y outsourcing empresarial, con más de 30 años en el mercado colombiano.
MTI-THOMAS está especializada en la seguridad, la administración y el manejo de procesos de información basados en documentos. Ofrece sistemas de administración de información que permiten a sus clientes tener acceso rápido y veraz a toda la información de su compañía.
MTI-THOMAS cuenta con 3 divisiones:
- Gestión Documental
- Gestión de Títulos Valores
- Outsourcing Documental
El Proyecto….
El Grupo EFICACIA ha implementado en una primera fase 5 procesos que son administrados directa o indirectamente por MTI:
Historias Laborales, más de 400.000 expedientes activos y más de 240.000 documentos de trabajadores tramitados por la empresa cada mes.
Facturación emitida, la herramienta gestiona las cerca de 5.000 facturas emitidas mensualmente con una integración en tiempo real con el ERP de la compañía.
Facturación recibida, la plataforma permite radicar y tramitar las facturas de proveedores recibidas.
Aportes parafiscales, la aplicación gestiona los aportes obligatorios y voluntarios de la compañía, realizando una lectura automatizada de la planilla oficial de aportes parafiscales.
Extranet, la plataforma cuenta con una extranet para permitir el acceso seguro de los clientes a la documentación laboral de los trabajadores reclutados por Grupo Eficacia.
[/one_half_last] [one_half valign=»top»]La Solución….
Abox ECM ha contribuido a hacer realidad la Oficina Cero Papel y de este modo mejorar la eficiencia y satisfacción de los clientes, tanto internos como externos.
ABOX se puso en marcha con los siguientes módulos:
- Módulo de Gestión Documental:
- Historias laborales
- Facturación emitida
- Facturación recibida
- Aportes parafiscales
- Extranet
- Módulo de Digitación y captura de documentos
- Módulo de Integraciones:
- Sistema financiero
- Sistema de contratación
- Módulo de Migraciones:
- Facturación histórica
- Historias laborales
- Aportes parafiscales
- Extranet de clientes finales
- Datawarehouse
Se estima en más de 250.000 el número de documentos creados y más de 1.000.000 el número de transacciones realizadas por mes.
La herramienta emplea a más 75 usuarios activos, y más de 250 usuarios de consulta, sin contar con los usuarios de la Extranet.
La plataforma se ajustó perfectamente a los procesos de manipulación y digitación de información gestionados por MTI-THOMAS en las instalaciones de su cliente.
La aplicación emplea dos servidores de aplicación, un servidor de migración, un servidor de informes, un servidor de base de datos (tecnología Oracle) y un repositorio de archivos, todo ello bajo muy estrictas condiciones de seguridad y rendimiento.
[/one_half] [one_half_last valign=»top»]El Resultado….
Con este proyecto MTI logra poner en marcha los procesos críticos de su cliente EFICACIA en un tiempo record y con unos resultados funcionales y de usabilidad excelentes.
Las nuevas tecnologías empleadas ofrecen al cliente un nuevo marco de trabajo más flexible y usable, que permitirán un aumento considerable de competitividad de la organización de cara al futuro.
Algunas de las deficiencias corregidas estaban afectando a los procesos internos de la organización y provocaban ineficiencias, “islas” de información, desconexión entre dependencias y falta de control.
1. No se estaban digitalizando la totalidad de los documentos de los distintos procesos. Tampoco se estaba centralizando toda la información entrante en un solo punto accesible vía web.
2. Se implementó el concepto de Expediente Único, lo que favorece la reutilización de documentación y no tener que procesar la documentación de la que ya se dispone.
3 No era posible o demasiado dificultoso conocer la situación de los distintos trámites y conocer los tiempos medios en los que estos se estaban ejecutando.
4. La consulta de documentos y la obtención de soportes y comprobantes era demasiado lenta y consumía muchos recursos internos, que se podrán dedicar a tareas más productivas.
5. Se invertían excesivos recursos (humanos y técnicos) en mantener un archivo físico que con las nuevas tecnologías se reducirá de forma sustancial, evitando el riesgo de pérdida de soportes y/o respuestas fuera de plazos.
6. Se ha logrado una integración completa y automatizada entre los procesos de tratamiento técnico de la información de MTI-Thomas y los sistemas de su cliente.
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