Se ha publicado en nuestro canal Abox Academy un vídeo muy didáctico que muestra al Sr. Leonardo Guzmán, consultor, asesor del Archivo de Bogotá y exdirector de Informática del AGN, mostrando con analogías físicas (carpetas, bandejas, sobres, bandejas, pegatinas, etc.) el funcionamiento de los principales flujos de la Gestión Electrónica de Documentos, según normas internacionales y pliegos como Moreq.
Resulta muy instructivo entender cómo circulan los documentos en una organización viendo el proceso material, sin software por medio, desde que se reciben en una bandeja de entrada, se distribuyen y clasifican en un expediente, hasta que el trámite finaliza y los expedientes son cerrados, firmados y enviados al archivo. (Ver Vídeo).
De esta manera se evidencia cómo debe trabajar un software profesional de gestión documental comprendiendo mejor los conceptos de tipo documental, serie documental, metadatos y las tareas que deben realizar, no sólo los profesionales de archivo, sino todas las personas que trabajan con documentos en una organización.
«Dominar los conceptos y visualizar los procesos básicos de gestión documental no es coto exclusivo de documentalistas, sino una exigencia para todos los trabajadores de toda empresa que desee abordar con éxito una iniciativa de Transformación Digital», nos recuerda el Sr. Guzmán.
Este vídeo demuestra que el primer paso en la implantación de un software de gestión documental es precisamente entender los objetivos de la gestión electrónica de documentos y los beneficios que la misma puede aportar.
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