Formas de comercialización de Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo

Hoy en día se impone flexibilidad en la oferta del proveedor a sus clientes.  Aunque siguen apareciendo nuevos modelos, algunos de ellos gratuitos en apariencia, conviven básicamente 4 modelos en el mercado profesional:

• Licenciamiento tradicional con o sin soporte técnico
• Licenciamiento open-source con o sin soporte técnico
• Arrendamiento del software como servicio (SaaS)
• Solución software en cloud

Cada una de ellas tiene sus puntos fuertes y débiles y dependiendo de las particularidades del cliente conviene optar por una o por otra alternativa.

Licenciamiento (adquisición de licencias perpetuas) con o sin soporte técnico

En esta modalidad el cliente abona una cantidad por licencia que adquiere de forma permanente y otra cantidad por soporte técnico, que normalmente cubrirá las actualizaciones del software y que podría ser obligatoria el primer año.

Algunas soluciones (como abox) no cobran por el uso del software por parte de usuarios de consulta o terceros (clientes, proveedores, etc), lo que reduce significativamente la inversión en licencias e incentiva la extensión del software a empresas y particulares que guardan relación comercial o profesional con nuestros clientes.

Licenciamiento gratuito (open-source) con o sin soporte técnico (Premium)

En el caso del open-source es posible que el cliente no tenga que abonar licencias, al menos en las versiones básicas del producto. Además, el fabricante suele ofrecer recursos de formación, consulta y colaboración que ayudan a realizar las primeras pruebas en el área.

Sin embargo, no todo es gratis. Existen versiones profesionales dentro del producto open-source que exigen la compra de un soporte de pago que muchas veces es más costoso que los soportes de otras soluciones comerciales que no son open-source.

Las soluciones open-source pueden ser una buena alternativa para proyectos piloto o proyectos departamentales, pero es importante tener buenas referencias no sólo del producto sino también de la experiencia y solvencia del proveedor que las implanta.

Arrendamiento del software como servicio (SaaS- Software As A Service)

Con esta modalidad es posible obtener el usufructo del software incluyendo el soporte técnico, pero pagando únicamente por el uso realizado, mes a mes.

Se asume que será el cliente o distribuidor el que aporte la infraestructura, sistema operativo y base de datos necesarios para permitir el adecuado funcionamiento del sistema. La instalación puede realizarse tanto “on-premises”, como en la nube.

La ventaja es el abaratamiento del software al convertirse en un servicio de arrendamiento que fiscalmente puede ser contabilizado como un gasto.

Dado que se cobra únicamente por cuotas mensuales, en algunos casos, el fabricante exige un período mínimo de permanencia para garantizar la rentabilidad del servicio prestado.

Solución virtual en cloud (incluye arrendamiento, hosting y otros servicios)

Cuando el cliente piensa en externalizar sus aplicaciones, la mejor opción para empresas que no quieran asumir los costos y obligaciones de disponer de una infraestructura de servidores con su licenciamiento es contratar aplicaciones “cloud” o en la nube.

No todos los proveedores de aplicaciones ofrecen un servicio de consultoría y parametrización de aplicaciones en la nube. La mayoría de las soluciones cloud son internacionales y no están pensadas para integrarse con otros aplicativos o para la realización de proyectos a medida del cliente.

Por ello, es importante averiguar si nuestro proveedor de sistemas de gestión documental dispone de una modalidad de alojamiento en la nube para que podamos disfrutar del doble beneficio de disponer de una aplicación adaptada a nuestras necesidades y externalizada totalmente en una granja de servidores virtuales.

Adapting es consciente de esta demanda por disponer de flexibilidad comercial y por ello dispone de soluciones licenciadas, arrendadas y en la nube para cualquier necesidad de sus clientes en el entorno de la gestión documental profesional.

Y recuerde que tan importante como el producto software es la metodología con la que dicho producto es implantado.