PRODUCTO
Abox es una solución de gestión documental profesional que captura, almacena, procesa y distribuye información empresarial no estructurada (documentos).
abox ECM apoya la gestión empresarial.
Módulos de abox ECM
- Permite gestionar documentos electrónicos y físicos
- Incorpora buenas prácticas y legislación de archivos
- Gestiona todo el ciclo de vida del documento
- Automatiza y controla la ejecución de tareas
- Permite consultar el archivo empresarial completo
- Permite acceso remoto y móvil
- Reduce drásticamente papel y transportes
- Cumplir la legislación y/o requisitos calidad (ISO)
- Mejorar la gestión de la información y conocimiento
- Automatizar procesos
- Controlar la ejecución de tareas
- Reducir costes
- Beneficios medioambientales
Basada en normas internacionales de gestión documental y archivística:
- ISO-15489 parte 1 y 2. Modular Requirements for Records Systems.
- ISO-16175 parte 1 y 2. Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments / Guidelines and functional requirements for digital records management systems
- Moreq 2010. Modular Requirements for Records Systems v.1.1.; DLM Forum Foundation (www.moreq.edu).
- ISO 19005-1:2005 – Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
Ley 594 de 2000. Archivo General de la Nación, Colombia - ISO 19005-1:2005 – Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
Vídeo explicativo del producto abox ECM.
Calculadora de ahorro
90%
El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel.
60%
El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en reprocesar el trabajo que ya hicieron otros.
30%
El 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo.
50%
El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.
Modelos ABOX
ABOX ENTRY
La solución profesional más rápida para su correspondencia física y electrónica, 100% web.
- Registros y consecutivos oficiales de entrada/salida
- Control de plazos de respuesta legal
- Buscador flexible y configurable, código de barras incluido
- Controlar la ejecución de tareas
- Clasificación automática en expedientes por oficina
- Gestión electrónica de documentos internos
- Acceso web para PDF, PDF/A, JPEG, TIFF, PNG, Office, etc.
Entrega en menos de una semana, totalmente personalizable.
ABOX PLUS
La solución profesional para gestionar sus procesos de negocio mediante expedientes virtuales.
- Gestión de usuarios, grupos, roles y permisos
- Gestión de series y tipos doc. por procesos de negocio
- Workflows de clasificación, revisión, aprobación y firma (incluidos)
- Informes por procesos, exportables
- Importador/exportador de expedientes
- Addins Word, Excel y Outlook. Impresora virtual
- Incluye solución de correspondencia
Llave en mano, se valora por número de procesos digitalizados
ABOX ARCHIVE
La solución profesional para gestionar sus documentos físicos y electrónicos conforme a legislación archivística
- Concepto “Archivo total”: fusión archivo electrónico y físico
- Tablas de clasificación y retención documental configurables
- Workflows de clasif. y archivo según ISO-30301 y Moreq2010
- Transferencias y retenciones de archivo. Alertas de plazos
- Gestión de almacenes físicos y servicios de custodia (opcional)
- Incluye solución de correspondencia
Llave en mano, se valora por número de oficinas productoras
ABOX ELITE
La solución de gestión documental para empresas medianas y grandes con BPM e integración de aplicaciones
- Motor de workflows y gestor de tareas (con alertas)
- Paquete digitalización automática y HotFolde
- Conector SOA para integración con aplicaciones
- Gestión de formularios
- Otros módulos ECM, posibilidad de Extranets
- Editor workflows basado en State-Machine y/o Bpmn2 (opcional)
- Incluye solución de correspondencia
Llave en mano, se valora por módulos y desarrollos a medida
Características Abox
| Entry | Plus | Archive | Elite (A medida) | |
|---|---|---|---|---|
| Gestor documental base | Si | Si | Si | Si |
| Gestión de la correspondencia física y electrónica | Si | Si | Si | Si |
| Buscador configurable, sobre metadatos y archivos indexados | Si | Si | Si | Si |
| Flujos básicos de entrada, salida y radicación de doc. internos | Si | Si | Si | Si |
| Paquete de captura ofimática (Hot-Office,Hot-Printer y Send-To) | Opcional | Si | Si | Si |
| Panel web Admin (usuarios,carpetas,series,tipos,metadatos) | Si | Si | Si | |
| Flujos clasificación,revisión,aprobación y firma | Si | Si | Si | |
| Importador/ exportador de expedientes y documentos | Opcional | Si | Si | |
| Paquete de Digitaliz. automática (incl. Hot-Folder) x Nº Ventanillas | Opcional | Si | Si | |
| Parametrización de Tablas de Clasificación y Retención Documental | Si | Si | ||
| Módulo de Archivo Físico (Almacenes, Transferencias y Préstamos) | Opcional | Opcional | ||
| Paquete integración con OCR/ICR externo (Kofax, Readsoft, Abbyy) | Opcional | Opcional | ||
| Motor de workflows y tareas pendientes (alertas program. x email) | Opcional | Si | ||
| Gestor de informes parametrizable (reporteador integrado) | Opcional | Si | ||
| Gestión de formularios (configurables sobre Office y HTML) | Si | |||
| API de integración por servicios web | Si | |||
| Editor gráfico de workflows (formatos Bpmn2 y State-machine) | Opcional | |||
| Módulo de Extranet (sitios web para usuarios consulta) | Opcional | |||
| Paquete de captura ficheros (Hot-Folder) y emails (Hot-Mailbox) | Opcional | |||
| Módulo de Datawarehouse para reporteador OLAP externo | Opcional | |||
| Módulos ECM extra (CMS-CMIS,Noticias,Pág.Web, Descargas,etc.) | Opcional | |||
| Bases de datos posibles (requisito mínimo) | Sql Server Express/ sup. PostgreSql 9 o sup. Oracle Express o sup. |
Sql Server Std./Entrp.Edt PostgreSql 9 o sup. Oracle 10g/11g/12c |
||
| Número mínimo / máximo de usuarios activos (licencias nombradas) | 3-25 | 5-100 | > 100 (hasta ilimitado) | |
| Número de usuarios pasivos (sólo consulta, gratuitos) | 1 pasivo sin costo x usuario activo | |||
| Entry | Plus | Archive | Elite (A medida) | |
|---|---|---|---|---|
| Opción multi-idioma (contenidos traducibles e interfaz multi-idioma) | Opcional | Opcional | Opcional | Opcional |
| Integración con directorio activo de Windows (single sign-on) | Opcional | Opcional | Opcional | |
| Firma digital para transacciones de usuarios | Opcional | |||
| Firma digital en servidor para PDFs digitalizados o subidos con Hotfolder (excluye compra certificado) | Opcional | Opcional | Opcional | |
| Opción de instalación de sitio web en servidor independiente | Opcional | |||
| Opción de integración con Dropbox (plugins import/ export) | Opcional | Opcional | Opcional | |
| Opción lectura/ escritura facturas en formato Facturae | Opcional |
| Entry | Plus | Archive | Elite (A medida) | |
|---|---|---|---|---|
| Diseño y maquetación de una interfaz web personalizada (x sitio) | Opcional | Opcional | Opcional | Opcional |
| Diseño, implementación y validación de formularios web | Opcional | Opcional | ||
| Carga y parametrización de Tablas de Ret. Doc. TRD (1 x área) | Opcional | Opcional | ||
| Diseño, implementación y validación de expedientes virtuales para trámites on-line (1 x procedimiento) | Opcional | Opcional |
ARQUITECTURA
