Coomononeros implementa en Barranquilla su Oficina Cero Papel con Abox-ECM
La Organización
La Cooperativa Multiactiva de Monómeros (Coomonómeros) es una asociación autónoma, compuesta por empleados y exempleados del grupo Monómeros que se han unido, de forma voluntaria, para satisfacer sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales en común, mediante una empresa de propiedad conjunta y de gestión democrática.
La personería Jurídica de Coomonómeros fue reconocida por el Departamento Nacional de Cooperativas (DANCOOP) en 1987 y cuenta actualmente con cerca de 1.500 asociados.
Coomonómeros es una cooperativa multiactiva con secciones educativas y de ahorro y crédito controlada por autogestión de sus asociados y vigilada por la superintendencia de la economía solidaria. Su sede central está ubicada dentro del recinto de Monómeros Industrial en Barranquilla (Atlántico).
El Proyecto
COOMONOMEROS es un fondo muy innovador perteneciente a la empresa Monómeros Colombo Venezolanos S.A, filial de Pequiven, que transforma hidrocarburos en desarrollo social sostenible con una visión de liderazgo se proyecta como una potencia petroquímica mundial.
Desde el año 2012 se viene trabajando en el ámbito de la gestión documental para reducir progresivamente la carga del papel en los procesos.
El proyecto de COOMONOMETOS inició en el año 2013 con la implantación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo y se ha ido completando en ampliaciones y mejoras sucesivas.
En 2015 abarcaba los siguientes procesos de negocio:
- Correspondencia oficial
- Gestión del expediente de asociado
- Gestión del expediente de servicios
- Integración automática de los comprobantes de pago.
La Solución
Abox ECM ha contribuido a hacer realidad la Oficina Cero Papel y de este modo mejorar la eficiencia y satisfacción de los asociados de Coomonómeros.
ABOX se puso en marcha con los siguientes módulos:
- Módulo de Correspondencia:
- Ventanilla automatizada conectada con el escáner de la empresa.
- Registro de entradas y salidas oficiales.
- Digitalización y OCR masivo y automático.
- Distribución electrónica a las oficinas.
- Planillas de reparto interno y externos.
- Reportes de correspondencia.
- Módulo de Gestión de Asociados:
- Flujo del estado del asociado: pendiente, activo, inactivo, suspendido y retirado.
- Serie documental del asociado con todos sus documentos esperados.
- Carga del histórico de asociados (más de 2.500 registros).
- Reportes de asociados.
- Módulo de Productos:
- Expediente de aprobación de créditos.
- Expediente de ahorros.
- Reporte de ventas.
- Módulo de Contabilidad:
- Integración con sistema contable de la compañía (EliteSoft).
- Vinculación automática con los expedientes de asociados.
Se estima en más de 1.000 el número de documentos radicados y 4.000 el número de transacciones realizadas por mes.
La herramienta emplea a 7 usuarios activos, y más de 20 usuarios internos de consulta.
La aplicación emplea un servidor de aplicación y base de datos, con un motor de Sql Server y un repositorio de archivos, todo ello bajo muy estrictas condiciones de seguridad y rendimiento.
El resultado
Ser capaz de integrar en una sola plataforma de tecnología 100% web los procesos más consumidores de papel y más difíciles de gestionar electrónicamente en Coomonómeros.
Ofrecer un acceso integral y seguro a toda la documentación de la Cooperativa, radicada en cualquiera de sus sedes, desde un sencillo navegador, sin necesidad de instalar componentes adicionales.
Integración en tiempo real de todos los procesos de aprobación, para permitir su control y trazabilidad desde cualquier lugar y cualquier hora.
En consecuencia, se trata de un primer paso muy importante para la transformación tecnológica del Fondo, reduciendo el uso del papel y gestionando más eficientemente sus procesos.
Los nuevos flujos de trabajo han mejorado la productividad de la empresa y han reducido el uso del papel en la compañía (se ha establecido el objetivo de reducción en un 50% para los primero 18 meses de actividad).
Todo ello ha contribuido a mejorar la percepción del Fondo entre los asociados (p.ej. los documentos que ya se tienen, ya no se piden de nuevo al asociado) y obviamente se han logrado ahorros en costos de transporte y mensajería, así como la evitación de errores y necesidad de supervisión física de los procesos.
La Conclusión
Con este proyecto Coomonómeros logra pasar al mundo electrónico los procesos documentales más críticos en un tiempo record y con unos resultados funcionales y de usabilidad excelentes.
Las nuevas tecnologías empleadas ofrecen al cliente un nuevo marco de trabajo más flexible y usable, que permitirán un aumento considerable de competitividad de la organización de cara al futuro.
Algunas de las deficiencias corregidas estaban afectando a los procesos internos de la organización y provocaban ineficiencias, “islas” de información, desconexión entre dependencias y falta de control.
- No se estaban digitalizando la totalidad de los documentos de los distintos procesos. Tampoco se estaba centralizando toda la información entrante en un solo punto, accesible ahora vía web.
- Se implementó el concepto de Expediente Único de Asociado, lo que favorece la consulta y la reutilización de documentación disponible.
- No era posible o demasiado dificultoso conocer la situación de los distintos trámites y conocer los tiempos medios en los que estos se estaban ejecutando.
- La consulta de documentos y la obtención de soportes y comprobantes era demasiado lenta y consumía muchos recursos internos, que ahora se podrán dedicar a tareas más productivas.
- Se invertían excesivos recursos (humanos y técnicos) en mantener un archivo físico que con las nuevas tecnologías se reducirá de forma sustancial, evitando el riesgo de pérdida de soportes y/o respuestas fuera de plazo.
Para las siguientes fases del proyecto, se pretende profundizar aún más en el concepto Cero Papel, ampliando el número de usuarios e iniciando un contacto directo (persona-a-persona) con los asociados mediante un módulo de Extranet documental.
