Éxito en el Seminario de Automatización Documental e Integración de Procesos en CLARO
Celebrado en las instalaciones de CLARO en Bogotá, contó con la asistencia de más de 60 personas y con el siguiente orden del día:
- El concepto de la Oficina Cero según CLARO (20 min, A. Sánchez)
- Metodología para desarrollar un proyecto de Cero Papel (20 min, L. Guzmán)
- Casos de automatización e integración documental (40 min, R. Lafuente)
- Caso de integración de un BPM con un ECM (20 min, J. Delgado)
- Automatización de documentos con un sistema OCR/ICR (20 min, D. León)
- Cálculo del ROI en proyectos de tecnología (20 min, R. Lafuente)
- CBOX: solución Cloud para Correspondencia de CLARO (10 min, L. Guzmán)
Durante las presentaciones pudimos conocer la apuesta de la operadora CLARO por la innovación empresarial y su apoyo a las empresas participantes en este evento, destacando el sistema ABOX-ECM, seleccionado por CLARO para su estrategia de gestión documental en la nube.
En la ponencia sobre metodologías para desarrollar la Oficina Cero Papel, D. Leonardo Guzmán mostró una secuencia de pasos recomendados para a
segurar el éxito de este tipo de proyectos y destacó los riesgos de no abordar correctamente estas iniciativas, confundiendo una supuesta abundancia legislativa con la necesaria racionalidad a la hora de enfrentar un Proyecto Cero Papel. En su presentación se hizo evidente que la clave del éxito radica en una adecuada integración entre aplicaciones especializadas, ya que no es viable encontrar una sola aplicación que cumpla con todos los requisitos exigibles a un proyecto global de Cero Papel.
En la presentación de automatización documental, el Dr. Lafuente, gerente técnico de Adapting, mostró 4 ejemplos muy impactantes de automatización con un gestor documental, ejemplos muy habituales en cualquier organización en la que conviven los archivos físicos con los electrónicos:
- Radicación, clasificación y control de respuesta a PQRs
- Radicación, clasificación y control de pago de Cuentas por Pagar
- Creación y trámite de expediente con plantillas automáticas
- Búsquedas combinadas en metadatos y archivos
- Integración con ERPs, gestores de proyectos y redes sociales
En su ponencia, lo que más llamó la atención fue la integración mediante whatsup, email y voz con un portal de certificación electrónica en la nube, que permitirá a cualquier usuario realizar autorizaciones y/o firmas, utilizando certificados electrónicos avanzados (p12), cumpliendo los requisitos legales y estableciendo una seguridad para la empresa, ante cualquier tipo de intento de revocación o suplantación.
El Sr. Delgado, preventa senior en Bizagi, explicó las diferencias entre un ECM como Abox y un BPMS como Bizagi. La fortaleza de este tipo de soluciones más orientada a la gestión de procesos frente a la fortaleza de los ECMs más orientados a la gestión de los documentos y sus agrupaciones. Así mismo nos mostró en tiempo real una integración sorprendente entre Bizagi y Abox, demostrando que la unión de ambas aplicaciones es mucho más eficaz que el trabajo individual de las mismas.
El Sr. León mostró las capacidades de Abbyy para la captura inteligente de formularios y la detección y clasificación de formatos. En una demostración real pudimos contemplar como Abbyy clasifica y captura autónomamente documentos, permite su verificación confiable y automatiza su transferencia a otros sistemas empresariales, como ERPs o ECMs. También se hizo evidente la necesidad de integración de este tipo de soluciones tan avanzadas tecnológicamente con otras herramientas de gestión empresarial.
CLARO invitó a los asistentes a un SHOW-ROOM en la que se explicaron todas las tecnologías desarrolladas o soportadas por CLARO en diferentes ámbitos: movilidad, telecomunicación, smart-cities, salud, educación, etc. Con impactantes videos y material demostrativo real pudimos conocer de primera mano la oferta de CLARO y su singular apuesta por la innovación disruptiva.
Las ponencias finalizaron con una explicación muy concreta del Sr. Lafuente sobre el significado del Retorno de la Inversión (return on investment) en proyectos de innovación tecnológica. Se vieron 2 modelos extremos de gestión empresarial, modelo reactivo sin inversión en tecnologías vs. modelo anticipativo con inversión en tecnología. Los resultados esperables en cada uno de los modelos fueron muy impactantes: la inversión en tecnología no sólo es necesaria para asegurar la permanencia en el mercado, sino que aporta beneficios sustanciales a partir de aprox. 15-18 meses frente al modelo conservador. Igualmente, el ponente mostró ejemplos de cómo calcular el ROI en sistemas de gestión electrónica de documentos de archivo. Indicó que en Colombia el retorno de la inversión es muy rápido, entre 9 y 18 meses, según el tamaño de la empresa.
