Problemática de migración de datos en proyectos de gestión documental
La migración de registros e imágenes es uno de los procesos más complejos pero necesarios a la hora de implantar un nuevo Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo (SGEDA) o sustituir un sistema anterior.
En primer lugar debemos distanciarnos en este blog de la problemática de migración de bases de datos o aplicaciones informáticas en general, que conlleva otros retos y connotaciones de carácter técnico. Aquí hablaremos únicamente de migrar documentos o agrupaciones documentales.
En este contexto diferenciaremos entre 2 situaciones distintas de creciente dificultad:
- Migración de imágenes con sus índices o metadatos asociados;
- Migración de documentos gestionados en un gestor documental a sustituir.
En el primer caso, partimos de repositorios de imágenes en discos duros, CDs, DVDs, etc. y hojas de cálculo, archivos de texto o incluso tablas de bases de datos donde residen los índices y/o metadatos asociados con las imágenes
En el segundo caso nos encontramos con un aplicativo, normalmente obsoleto y carente de soporte técnico por parte del proveedor original, que posee algún mecanismo de almacenamiento de imágenes, metadatos y flujos de trabajo.
Lograr en esta situación una funcionalidad equivalente o superior al antiguo sistema de gestión documental constituye un reto, dado que muchas veces no se dispone de toda la información necesaria para realizar una migración adecuada.
