• En bandejas de entrada
• Directamente en expedientes
• Posibilidad de captura de correos electrónicos
• Posibilidad de realizar cierres de expediente certificados

Para determinar la validez de un documento, los SGEDA deben implementar mecanismos de autenticación de los archivos cargados al sistema, de manera que se asegure que estos no se han cambiado desde que fueron radicados o aprobados. Es lo que denominamos el manejo de “evidencias” o “records management”.

En abox ECM, los “records” se firman mediante “algoritmos de hash seguros” o SHA. Un hash permite crear una huella digital, teóricamente única, de un archivo. Al ser radicado en el sistema como una evidencia (o al ser aprobado o firmado un documento), la aplicación calcula su “hash” y lo almacena en la base de datos.

Cada vez que se muestra el documento en pantalla, el sistema recalcula su hash y lo coteja con el almacenado en la base de datos. De esa manera se obtiene una seguridad muy elevada en la autenticidad del documento (en teoría 1 entre 10²⁴).

Un certificado de firma digital es un documento electrónico que se emite a una persona o entidad por una Autoridad Certificadora reconocida, contiene datos que acreditan la identidad del titular del certificado ante terceros.

• La solución debe permitir firmar documentos PDF y permitir múltiples firmantes  en un documento electrónico
• La solución debe contar con un portal de firma para que los usuarios realicen sus operaciones usando su teléfono celular o correo electrónico para aprobar la declaración
• La solución debe ser segura y ofrecida como servicio en la nube. Modalidad SAAS (Software as a Service).

Abox ECM ofrece un nuevo módulo de firma digital certificada, denominado Abox-Signer, basado en un portal web de firmas. Este sistema se integra totalmente con los flujos de trabajo (workflows). Será usado para firmar documentos habilitando firmas personales o firmas de representantes de la organización.

Se integra como módulo adicional a nuestro producto Abox-ECM, situado en la nube y soportado por nuestros partners especializados.

• Ideal para las compañías que buscan autonomía total en sus procesos de firma electrónica de documentos, ya sea por políticas de seguridad, cumplimiento de regulaciones o porque manejan grandes redes corporativas con socios, clientes y proveedores
• Ubicamos en su empresa nuestro servicio  completo de firma y todas sus características de seguridad, para que administre sus procesos operativos de firma directamente, con rendimiento, control y seguridad
• Es ideal para todas las  empresas que manejan numerosos volúmenes de operaciones que requieran ser firmadas
• Solución que cumple con las regulaciones propias de cada país y es ideal para firmas de facturas, certificados, formularios, registros, órdenes de trabajo, autorizaciones y demás documentos que requieran volumen de firmas y garantías extremas de seguridad criptográfica.

Las firmas digitales pueden reducir el costo del papel en un 90%