Es el modo de integración más habitual. Hay que recordar que abox puede generar primero, gestionar después y distribuir a clientes finales, partners o proveedores determinada información del ERP en forma de documentos, sin necesidad de que estos dispongan de licencias de acceso al ERP y sin comprometer la seguridad.

• Llamada desde SAP mediante un hiperenlace para visualizar el documento asociado a una transacción o proceso (p.ej. albarán firmado).
• Llamada desde SAP para dar de alta un documento con o sin anexo, al iniciar un determinado proceso de gestión (p.ej. un pedido o una reclamación).
• Llamada desde SAP para incorporar datos a un documento y, en ocasiones, enviarlo al cliente o proveedor correspondiente.
• Llamada desde SAP para enviar los datos contables de una factura o albarán y asignar una fecha de contabilización (esto se requiere para los cierres fiscales en digitalización certificada).
• Llamada desde SAP para enviar información para generar, almacenar, publicar y, en ocasiones, enviar un informe a un usuario.
• Llamada desde SAP para firmar digitalmente un documento o enviarlo en formatos especiales (como formatos especiales XML de facturas).

• Llamada a SAP después de abrir un nuevo expediente en el gestor documental (nuevo proyecto, nuevo cliente, nuevo proceso, etc).
• Llamada a SAP después de recibir una factura electrónica o en papel digitalizada para introducir los datos económicos ya revisados y validados en el gestor documental.
• Llamada a SAP para verificar datos contenidos en el documento o sus metadatos.
• Consultas a tablas de maestros de SAP para comprobación de códigos válidos y obtención de datos que no están disponibles en el gestor documental.

• visualización de las carpetas y niveles de clasificación de Sharepoint desde abox document.
• consulta desde abox ECM de los documentos almacenados en Sharepoint.
• compartición de repositorios.

• Llamada a SAP después de abrir un nuevo expediente en el gestor documental (nuevo proyecto, nuevo cliente, nuevo proceso, etc).
• Llamada a SAP después de recibir una factura electrónica o en papel digitalizada para introducir los datos económicos ya revisados y validados en el gestor documental.
• Llamada a SAP para verificar datos contenidos en el documento o sus metadatos.
• Consultas a tablas de maestros de SAP para comprobación de códigos válidos y obtención de datos que no están disponibles en el gestor documental.

Bizagi es una herramienta “freeware” de BPM basada en una plataforma denominada Bizagi BPM Suite (www.bizagi.com) compuesta por 3 herramientas: modelador, constructor de aplicaciones y motor de aplicaciones para toda la organización.

Los puntos fuertes de esta suite son su usabilidad para el diseño e implementación de workflows, su elevada capacidad de integración con otros aplicativos de la empresa, su potencial de movilidad funcionando sobre cualquier dispositivo moderno, así como el uso de estándares que facilita su mantenimiento y crecimiento dentro de las empresas.

Solamente una combinación de tecnologías SGEDA y BPM puede proporcionar los resultados óptimos para las organizaciones que requieran sistematizar sus procesos aplicando una política de gestión documental adecuada.

Nuestra recomendación es que ciertos procesos de negocio que estén muy ligados a la gestión documental o del archivo de expedientes se realicen a través de la interfaz del SGEDA y que aquellos procesos o trámites más complejos que impliquen colaboración entre varios empleados, multiplicidad de resultados, niveles de aprobación o supervisión, tiempos críticos, etc. se realicen a través de la interfaz del BPM.

Por tanto, se requiere una interacción perfecta entre los flujos gestionados en el BPM y el estado de los expedientes que se van completando en el SGEDA a partir de documentos generados en el BPM o radicados directamente en el SGEDA.

En el marco de un esfuerzo conjunto en I+D+i, las empresas Bizagi Colombia, SoftyDi y Adapting América, cuyos laboratorios de desarrollo se ubican en Colombia, realizamos en Bogotá (Colombia) la experiencia de integrar Bizagi con abox, para demostrar a los clientes potenciales de ambas compañías los beneficios que una integración de ambas plataformas puede aportar.

• tratamiento de las imágenes con software especializado (Kofax, Readsoft y Abbyy)
• pasarela basada en webservices para cargar documentos y metadatos capturados a abox ECM de forma automática
• integración automática de los ficheros procesados con las herramientas OCR hacia abox.

Abox se integra por LDAP v.3 ( Lightweight Directory Access Protocol) que es un protocolo que permite el acceso a un servicio de directorio distribuido para buscar información de usuarios y organizaciones en un entorno de red.

Las implementaciones de LDAP más comunes con las cuales se integra Abox son: Active Directory (Microsoft), open LDAP y Oracle Internet Directory.

Se pueden emplear estrategias específicas según las necesidades, como son:

• Consulta en varios LDAP.
• Autenticación dual contra Abox y LDAP.
• Integración de roles, grupos o sólo contraseñas.
• Uso de servicios de autenticación segura, con doble factor.