¿Qué es la norma ISO 30300 de gestión documental?

La norma ISO 30300 de gestión documental está previsto que se apruebe y publique a lo largo de este primer semestre de 2011. La gestión documental pasará entonces a ser un aspecto más a tener en cuenta en el funcionamiento orientado a la mejora continua de cualquier sistema organizacional.

La gestión de documentos, por tanto, adquirirá entidad propia; abandonará su rol meramente operativo para pasar a jugar un rol estratégico. A partir de la publicación de la ISO 30300, cualquier sistema integrado de gestión debería ser la suma de: calidad + medioambiente + seguridad de la información + prevención de riesgos laborales + gestión documental.

La norma ISO 30300 Management Systems for Records es un conjunto de estándares desarrollados por la organización ISO (International Organization for Standarization), a través del Subcomité SC11 Archives/Records Management perteneciente, a su vez, al Comité 46 Information and Documentation.

Hasta ahora ya existían normas ISO del ámbito de la gestión documental como las normas ISO 15489 de gestión de documentos o las normas 23081 de metadatos, pero la gran diferencia radica en el hecho que la norma 30300 es una norma de rango Management System Standard (MSS), según la terminología utilizada en ISO.

Una norma de rango Management System Standard(MSS), es aquella que incide en los requisitos que debe cumplir cualquier sistema organizacional para garantizar un funcionamiento orientado a la mejora continua. Hasta ahora había 3 conjuntos de estándares certificables: la ISO 9000 de calidad, la ISO 14000 de medioambiente, y la ISO 27000 de seguridad de la información.

Uno de los aspectos característicos de las normas de rango Management System Standard(MSS) es que son certificables a través de una entidad certificadora acreditada. Así pues, la norma ISO 30300 Management Systems for Records también deberá serlo.

A día de hoy se está trabajando en la aprobación de las dos primeras normas que formarán parte del conjunto de estándares de la norma ISO 30300 Management Systems for Records: ISO 30300 Management systems for records – Fundamentals and vocabulary, e ISO 30301 Management systems for records – Requirements.

Adapting, consciente de la importancia de los estándares de archivística y gestión de «records» electrónicos, participa activamente en la elaboración y la transcripción de las normas europeas e internacionales a normas UNE, como vocal del CTN 50-SC1 de AENOR.

El software de gestión documental abox document está inspirado en las últimas normas internacionales en materia de archivística y se encuentra en fase de adaptación a los requisitos funcionales de la normativa Moreq2 (www.moreq2.eu).