Abox ECM dispone de un editor gráfico para modelar procesos documentales, que es compatible con herramientas externas de diseño open-source como Camunda, Bizagi, Bonita o Cawemo, las cuales se complementan y detallan con el editor gráfico proporcionado.

Dispone de dos lenguajes estándar para la definición de workflows:

Se modela el proceso documental desde la perspectiva de una serie documental, es decir, el usuario “pilota” un expediente en el que se conformarán una serie de documentos que evidencien el trámite, desde la creación del mismo hasta su cierre.

Con otro color se muestran los subprocesos que son gestionados en herramientas externas (p.ej. ERPs), o mediante circuitos documentales subordinados.

El modelo describe los pasos que deben darse darse con un trámite concreto asociado a la unidad documental simple (documento).

Abox ECM permite desacoplar los flujos del expediente y del documento, aunque entre ambos existe una integración automática para transmitirse información o avanzar estados.

En las figuras apreciamos el mismo circuito modelado con los dos lenguajes disponibles.

Con estados de ejecución de cada una de ellas y control de vencimientos. El sistema también controla las tareas realizadas llevando un archivo de actividades realizadas para fines estadísticos o de auditoría.

Calendario de tareas con sus vencimientos, con opción de ir directamente a consultarlas o ejecutarlas.

El sistema BPM de Abox permite reasignar tareas masivamente entre usuarios y/o roles y avanzar o retroceder masivamente aquellas tareas de revisión o aprobación que solamente requieren un visto bueno.