La mayor parte de las aplicaciones de gestión documental agrupan documentos por carpetas. Abox ECM se diferencia de otras plataformas por su potente gestor de expedientes, que permite ejercer un control exhaustivo de cualquier trámite agrupando documentos y tratando el conjunto como unidad documental.

El expediente es el centro de la gestión documental. Un expediente electrónico es la representación documental de un proceso y, como tal, debe almacenar todos los contenidos de dicho proceso, controlar la manera y el orden en que son cargados a la herramienta.

Abox ECM permite realizar una gestión avanzada sobre los expedientes, como unidad documental compuesta, además de una gestión independiente sobre los documentos que en ellos se contienen.

Existen expedientes electrónicos para multitud de procesos empresariales:

• Compras
• Facturación
• Proyectos
• Historias laborales
• Historias clínicas
• Peticiones, quejas y reclamaciones
• Proveedores, clientes y otros
• Vehículos, equipos y otra maquinaria
• Trámites para clientes o ciudadanos
• Procesos misionales
• Y muchos más…

Algunas de las prestaciones fundamentales de los expedientes son:

• Potente capacidad de clasificación, no sólo de series documentales (tipos de expediente), sino también de tipos documentales.
• Control de tipos documentales, se pueden predeterminar requisitos de ingreso de documentos, orden, número y tipología.
• Control automático del progreso del trámite.
• Metadatos exclusivos del proceso y heredados de otras actividades.
• Visor on-line de contenidos, multi-formato, texto o multimedia, totalmente integrado, sin necesidad de descargas.
• Prestaciones de seguridad, como cierres, cierres certificados (índices) y archivado.
• Posibilidad de integrar con workflows (BPM), modelado del proceso, asignación y supervisión de tareas, automatización total de acciones de gestión documental.
• Asociación al cuadro de clasificación documental y posibilidad de organización interna por subexpedientes y por subcarpetas.