España es un país europeo con una superficie de 505.940 km². La población total residente en España asciende a casi 47 millones de habitantes. La Constitución Española de 1978 establece la organización institucional de España y encabeza su sistema legal. En cuanto a la forma de organización del Estado, la Constitución establece:

consultores y parametrizadores de:

• La soberanía corresponde al pueblo español y de él derivan los poderes del Estado: legislativo, ejecutivo, judicial.
• Una monarquía parlamentaria y un sistema de gobierno basado en la representación parlamentaria.
• La unidad del Estado y la autonomía de las Comunidades Autónomas (regiones).

Territorialmente España es un Estado descentralizado, diferenciándose:

• Unas instituciones comunes para todo el territorio. El Poder Ejecutivo está formado por el Gobierno y la Administración General del Estado.
• 17 Comunidades Autónomas.
• 2 ciudades autónomas.
• 8.125 entidades locales (provincias, islas, comarcas, áreas metropolitanas, mancomunidades, municipios y entidades inferiores a municipio).

Además de la organización descrita anteriormente, España es miembro de la Unión Europea y participa en este proyecto económico y político. Como otros Estados ha cedido competencias económicas y políticas a las instituciones europeas y comparte su ejercicio con otros 28 Estados miembros.

La legislación española es un referente para el ámbito Iberoamericano. Enumeramos las normas más importantes que regulan la actividad archivística tradicional y, al final, comentamos las normas que rigen la gestión electrónica de los documentos, donde España también es pionera.

Ley nº 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español. Tiene carácter de legislación básica estatal.

Real Decreto nº 1.708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.

Por otra parte, subrayar que las diferentes Comunidades Autónomas han desarrollado en su ámbito de actuación sus respectivas leyes de patrimonio, archivos y documentos.

El Código de Archivos y Patrimonio Documental es una publicación electrónica de descarga gratuita y de actualización automática de la normativa vigente que recopila todo el marco normativo nacional en materia de archivos y patrimonio documental así como de otras materias afines (administración electrónica, acceso, etc.).

Dado el complejo esquema competencial que concurre en materia de archivos y patrimonio documental entre la Administración General del Estado y las Comunidades Autónomas de España son fundamentales las Sentencias del Tribunal Constitucional que también forman parte del ordenamiento jurídico español. En la introducción del Código de Archivos y Patrimonio Documental se recogen las más relevantes en estas materias.

Ley nº 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, acceso a la información y buen gobierno. Carácter de legislación básica estatal. En su Disposición Final novena relativa a su Entrada en vigor establece que “los Órganos de las Comunidades Autónomas y Entidades Locales dispondrán de un plazo máximo de dos años para adaptarse a las obligaciones contenidas en esta Ley”. Su desarrollo en el marco de las autonomías está siendo generalizado.

Además de estas normas, existe una política pública que regula la gestión de documentos electrónicos (Portal de Administración del Estado).

Esta política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices que define una organización para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La política se aprueba al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a través de su ciclo de vida.

La Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos , tiene por objeto establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos.

La Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos sirve como herramienta de apoyo para la aplicación e implementación de lo dispuesto en la NTI; su contenido incluye tanto citas explícitas al texto de la NTI como explicaciones y contenidos complementarios a aquélla.

El Modelo de política de gestión de documentos electrónicos tiene como objetivo servir como referencia genérica para la elaboración de una Política de Gestión de documentos electrónicos conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad, siguiendo lo dispuesto en la Norma Técnica de Interoperabilidad y en su correspondiente Guía de Aplicación.

El Modelo A de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (PGD-eL) es el resultado del trabajo desarrollado por las organizaciones valencianas del Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de la Administración Local (COSITAL), Asociación de técnicos de Informática de la Administración Local (ATIAL) y grupo de archiveros y técnicos especializados en gestión documental.

El Modelo B de política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (PGD-eL) elaborado por el Subgrupo de trabajo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos Tipo para Entidades Locales, creado en el Grupo de trabajo de Documento, Expediente y Archivo Electrónico, de la Comisión Sectorial de Administración Electrónica.

Contienen ambos modelos orientativos de política de gestión documental local, A y B, cuadro de clasificación funcional e índice de series documentales que permitirán la gestión de los documentos electrónicos de los ayuntamientos, en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad, (ENI). Interesa a las entidades locales, especialmente de aquéllas más pequeñas y con más dificultades para elaborar una política de gestión de documentos electrónicos.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), regulado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, establece el conjunto de criterios y recomendaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las AA.PP. para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad.

El ENI se ha elaborado a la luz del estado del arte y de los principales referentes en materia de interoperabilidad provenientes de la Unión Europea, normalización nacional e internacional, actuaciones similares en otros países, etc. El ENI se encuentra alineado con la Estrategia Europea de Interoperabilidad y el Marco Europeo de Interoperabilidad. Tanto el ENI, como sus normas técnicas de interoperabilidad, contemplan de manera sistemática el enlace con instrumentos equivalentes del ámbito europeo.

Por otro lado, el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), regulado por el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, determina la política de seguridad que se ha de aplicar en la utilización de los medios electrónicos. El ENS está constituido por los principios básicos y requisitos mínimos para una protección adecuada de la información. Será aplicado por las AA.PP. para asegurar el acceso, integridad, disponibilidad, autenticidad, confidencialidad, trazabilidad y conservación de los datos, informaciones y servicios utilizados en medios electrónicos que gestiones en el ejercicio de sus competencias.

El ENS se ha elaborado a la luz del estado del arte y de los principales referentes en materia de seguridad de la información provenientes de la Unión Europea, OCDE, normalización nacional e internacional, actuaciones similares en otros países, etc.

El ENS es el resultado de un trabajo coordinado por el Ministerio de la Presidencia, asumido actualmente por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública, con el apoyo del Centro Criptológico Nacional (CCN) y la participación de todas las AA.PP., a través de los órganos colegiados con competencias en materia de administración electrónica. También se ha tenido presente la opinión de las asociaciones de la Industria del sector TIC.

El aspecto principal del ENS es, sin duda, que todos los órganos superiores de las AA.PP. deberán disponer de su política de seguridad que se establecerá en base a los principios básicos y que se desarrollará aplicando los requisitos mínimos.

Las iniciativas de transparencia y acceso a la información pública dependen en gran medida de la calidad, la fiabilidad y la accesibilidad de los archivos públicos que custodian esa información.

Archivos mal organizados o mal gestionados evitan determinar la autenticidad e integridad de la información pública, así como cumplir (o reducir) con los plazos establecidos de respuesta a la ciudadanía y a la administración.

Cuando se trabaja con controles adecuados en la administración de información y archivos, con estándares y procedimientos eficaces, tanto los ciudadanos como los trabajadores públicos pueden confiar no sólo en la fiabilidad de los datos extraídos de los archivos, sino que dichos controles documentales reflejan por completo las actividades de las administraciones públicas.

Se entiende por Modelo de Gestión de Documentos el esquema teórico que debe facilitar la comprensión y homogénea implantación de la gestión documental de una organización. Este Modelo de Gestión Documental y archivos es de aplicación a todo tipo de documentos, en cualquier formato o soporte (físicos o electrónicos), creados o recibidos por una organización o institución, pública o privada, en el curso de sus funciones o actividades, durante toda la vida del documento y, por lo tanto, para toda clase de archivos.

El Modelo de Gestión Documental y archivos incluye disposiciones para la administración de documentos electrónicos, así como procesos comunes a todos los tipos de documentos, incluyendo dentro de estos procedimientos aquellas especificidades propias de los documentos electrónicos (modelo electrónico).

Es el saber hacer de los consultores y parametrizadores de adapting, fruto de más de 15 años de experiencia en la implantación de soluciones de gestión de contenidos empresariales.

El método abox está concebido para cualquier tamaño de empresa y es válido para cualquier sector, ya que el tratamiento de la información y documentación es un proceso horizontal a todas las organizaciones, como lo es la calidad o la salud laboral.

El método abox es iterativo y se repetirá tantas veces como sea necesario hasta alcanzar los objetivos que la empresa determine en su Programa “Cero Papel”.

Para garantizar el éxito en la implantación de la plataforma “Cero Papel” abox ECM se precisa seguir una metodología rigurosa y, a la vez, flexible, adaptada lógicamente a la realidad de cada organización.