Ya está aquí la norma ISO 30300: Sistema de Gestión para los Documentos
Tras un proceso laborioso y complejo el pasado 9 de noviembre de 2011 se publicaron oficialmente las normas ISO 30300 e ISO 30301 en sus versiones inglesa y francesa. Por su parte, en España, el BOE anunció la publicación en AENOR de las versiones FDIS de ambos documentos el pasado 27 de octubre en su traducción al español. La publicación se ha producido con cierto retraso respecto de las previsiones que comentamos en un post anterior, pero lo importante es que ya están aquí.
La norma ISO 30300 empezó su andadura en 2007 a instancias del subcomité español CTN50/SC1 de AENOR “Gestión de documentos y aplicaciones”, durante la revisión de la norma ISO 15489 sobre gestión de documentos, subcomité en el que participa Adapting, en calidad de empresa especializada en software de gestión documental.
La ISO 30300 está enfocada a unificar los fundamentos y el vocabulario para toda la gestión de documentos. El objetivo es que las organizaciones y empresas y utilicen un vocabulario común para la gestión de sus informaciones. Con esta medida se persigue una forma común de organización y un acuerdo para mejorar la comunicación sobre aspectos documentales.
La segunda norma, la ISO 30301, regula específicamente los requisitos de los sistemas de gestión de documentos de archivo, también denominados “records” o evidencias. Esta norma define requisitos comunes a la hora de crear, almacenar, proteger y destruir cualquier documento de archivo. Se trata de una norma, basada en la universalmente aceptada ISO 15489 que persigue la estandarización en el tratamiento de los documentos, a lo largo de su ciclo integral de vida.
La Organización Internacional de Normalización (ISO) ha otorgado el rango de “Normas de Sistemas de Gestión” ó “Management System Standards” a estas dos normas para que estén en consonancia con otros estándares comúnmente aceptados, como la ISO 9001 (gestión de la calidad), ISO 14001 (gestión medioambiental) e ISO/IEC 27001 (gestión de la seguridad de la información). Se trata, por tanto, de un impulso significativo para mejorar y estandarizar la gestión empresarial, ampliando las competencias ya establecidas.
La implementación de la serie normativa ISO 30300 ayudará a las organizaciones a ajustar su gestión documental a los objetivos de otros sistemas de gestión como el de calidad, medio ambiente, riesgos y seguridad. Adicionalmente, permitirá a los organismos acreditados auditar el cumplimiento de las buenas prácticas en materia de gestión documental.
- Eliminar redundancias
- Mejorar la toma de decisiones
- Establecer coherencia
- Apoyar el cumplimiento de requisitos, y
- Optimizar procesos y recursos
Adapting participa en los comités técnicos de normalización donde se definen y diseñan los estándares ISO 30300 e ISO 30301. Nuestro interés, además de aportar nuestra experiencia de 12 años en el ámbito de los sistemas de información para la gestión documental, es dotar a nuestra plataforma abox document de la orientación y funcionalidad para permitir, no sólo hacer realidad el concepto de “Oficina sin papeles”, sino también cumplir las normas nacionales e internacionales sobre el manejo profesional de la documentación y la información.
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Buena tarde, de manera muy cordial solicito si alguien me puede aclara en que parte queda claro la obligatoriedad de los índices en las series subseries documentales, se hace necesario tener un poco de claridad sobre esta parte de la gestión documental ,ya que muchas personas no están de acuerdo cuando se les obliga a que toda carpeta debe traer su respectivo índice, se que dentro de la organización es lo correcto, pero se crean conflictos entre las personas, por el tiempo para realizar este trabajo dentro de cada carpeta.
Bueno espero alguien me aclare esta parte ok
Que pasen una buena tarde
Hola, gracias por tu interesante comentario. En esta ocasión hemos preferido que fuera Leonardo Guzmán, gerente de Soft & DI y nuestro colaborador en aspectos normativos y legislativos para Latinoamérica, quien le respondiera a su pregunta:
«La organización documental está sustentada en el reconocimiento del productor documental y la identificación de aquellos documentos que produce/recibe en ejerecicio de sus funciones. El tema de series y subseries apunta a resolver la forma en que esa organización agrupa los documentos por las carcaterísticas de homogeneidad que tengan. Es por eso que, en general, todos los documentos que se producen en desarrollo de un procedimiento, los archivístas los configuran como series o subseries documentales (Contratos, porque responde a una secuencia del procedimiento contractual; Actas de Junta Directiva, que representa la actividada de reunión; Planes de Compra, que refleja la forma en que se abastece una organización, etc.). Ahora bien, más que indizar (crear índices) esas agrupaciones documentales, la teoría archivística nos recomienda describir, que es la creación de unos puntos de acceso estructurados, en relación directa con la forma en que ha sido organizada la documentación, para que los usuarios de la misma, pueden tener una representación exacta de la unidad documental, en relación con su estructura, su contenido y su contexto de creación.
La razón de uso de «índices»,es entonces simple: acceso a la información!. Pero como ese acceso debe ser contextualizado, los «índices» que se creen en un proceso de organización documental, deberán responder a los principios de organización que permitan reconocer quién creo el documento y cumpliendo qué función, adicional a qué dice el documento y cuál es su estructura»