Proyecto Cero Papel Empresa de Energia de Bogotá
Abox ECM, ha hecho realidad la Oficina Cero Papel en la Empresa de Energía de Bogotá
EEB: La Organización
La Empresa de Energía de Bogotá (EEB) es la casa matriz del Grupo Energía de Bogotá.
EEB se dedica a la transmisión de energía y al manejo de todo el portafolio de inversiones, estas son sus dos áreas de negocio.
Actualmente es la segunda empresa en transmisión de electricidad en Colombia, con una participación en el mercado del 8%.
Se puede afirmar que el progreso de Bogotá ha sido paralelo al desarrollo de la Empresa de Energía de Bogotá, creada en 1900 con el objetivo de proveer servicios de generación, transmisión, distribución y comercialización de energía.
La Empresa de Energía de Bogotá es una sociedad por acciones, constituida como una empresa de servicios pública mixta, siendo el Distrito Capital el accionista mayoritario.
Objetivo
La Empresa de Energía de Bogotá orientó la definición de un proyecto tecnológico que respondiera a las necesidades de administración integral de los documentos, desde el momento de su recepción o producción, hasta la determinación de la disposición final.
Como entidad definió aplicar los conceptos de mejores prácticas, en especial los postulados de Ley 594, basando el modelo funcional en el concepto de Archivo Total, que controla los documentos a través del ciclo de vida y define la conformación de Archivos de Gestión, Centrales e Históricos, con base en el instrumento de Tabla de Retención Documental.
Los Resultados….
Abox Document, ha hecho realidad la Oficina Cero Papel en la EEB. Se han implantado los siguientes procesos:
- Correspondencia física y electrónica
- Configuración de expedientes acorde a la estructura de las TRDs actualizadas
- Flujos internos de trabajo
- Integración con herramientas Office
- Gestión electrónica del archivo físico (bodegas, préstamos y control de retenciones)
- Repositorio de imágenes históricas digitalizadas.
Los Beneficios….
La EEB adolecía de una problemática que es muy común entre empresas del sector:, que han sido resueltos por ABOX de manera muy satisfactoria:
- No se estaban digitalizando la totalidad de los documentos de entrada y/o salida. Tampoco se estaba gestionando toda la información entrante por ventanilla, p.ej. correos electrónicos.
- Se entregaban documentos físicamente, cuando podría ser suficiente con realizar una entrega electrónica.
- Se estaba asumiendo un gasto excesivo en papel, mensajería, fotocopias, fax e impresora.
- No era posible o demasiado dificultoso conocer la situación de los distintos expedientes en trámite dentro de un área específica y conocer los tiempos medios en los que se están tramitando.
- El proceso de consulta de los documentos y, en concreto, la obtención de ciertos soportes y comprobantes, era demasiado lento y consumía muchos recursos internos, que se dedicaron a tareas más productivas.
- Se estaban invirtiendo excesivos recursos (humanos y técnicos) en mantener un archivo físico que ABOX redujo sustancialmente, evitando el riesgo de pérdida de soportes y/o respuestas fuera de plazos establecidos.
