EXPEDIENTE ÚNICO EN APLICACIONES EMPRESARIALES
El expediente o carpeta única electrónica es un concepto muy extendido, sobre todo, en lo que se refiere a la gestión centralizada de documentos con fines públicos: la carpeta ciudadana, para el intercambio de datos del usuario con las administraciones, o la historia clínica electrónica para la gestión centralizada de pacientes.
Pero también es muy relevante en otras aplicaciones empresariales, como la carpeta única del cliente en el sector bancario y seguros, la carpeta única del asociado en el sector asociativo, la carpeta única del empleado en recursos humanos, la carpeta única del proveedor en el área de aprovisionamiento, etc.
Sin embargo, la implementación de un expediente único en un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) no está exenta de retos y dificultades, comenzando por la más obvia, que es la ausencia de instrumentos archivísticos adaptados a esta necesidad de centralización de información tan heterogénea.
Retos para implementar un Expediente Único
1. Los expedientes no son puramente físicos ni puramente digitales. Actualmente se requiere disponer de un repositorio híbrido que combine:
- Archivo físico digitalizado.
- Comunicaciones en formato papel.
- Documentos digitales.
- Archivos digitales multimedia (p.ej. fotografías, vídeos, audios, etc.)
2. Los expedientes únicos son agrupaciones “macro” de expedientes especiales, que gestionan documentación de naturaleza muy diversa, cada cual con sus propias tipologías documentales y circuitos de gestión:
- Administrativa
- Contable
- Trámite de vinculación
- Trámites específicos del proceso (dependerán del tipo de carpeta)
- Trámite de cierre o desvinculación
- Comunicaciones
3. Los expedientes recogen información de múltiples fuentes, algunas de forma automática, y las combinan en un único punto en tiempo real. Requieren por tanto de capacidades de interoperabilidad con múltiples sistemas tanto internos como externos a la propia organización.
4. Los expedientes deben ofrecer funcionalidades para determinar la completitud y orden de realización de los diferentes trámites que los componen. Así mismo, deben ofrecer mecanismos para supervisar la vigencia de los documentos y capacidades para permitir una gestión compartida o independiente entre varios departamentos. Algunas funciones que se precisan son:
- Check-lists
- Trazabilidad completa
- Control de vigencia
- Permisos distribuidos
- Control de confidencialidad.
5. Los expedientes únicos deben tener la capacidad de gestionar diferentes series documentales en agrupaciones situadas en varios niveles, lo que podríamos denominar subexpedientes. Además, deben permitir incorporar determinados documentos simultáneamente en varios de estos subexpedientes, sin necesidad de duplicarlos o repetirlos.
Requisitos de gestión documental
El hecho de tener que organizar la información en diferentes niveles dentro de un mismo expediente único obliga a revisar la actual estructura de los Cuadros de Clasificación Documental y Calendarios de Conservación de Documentos, que fueron diseñados para estructuras orgánicas típicas, pero no para describir macro-procesos como serían los que se alojan en un expediente único.
Los tiempos de retención de una serie documental incluida dentro de un expediente único, deben coincidir con los el resto de tiempos de retención, ya que en caso contrario se podría perder la integridad de los documentos conservados. Esto no siempre se tiene en cuenta cuando se desea realizar una consolidación de series dentro de un solo expediente único.
Básicamente se requiere considerar una nueva dimensión, que podríamos denominar proceso, que incorpore y coordine la gestión de los documentos incluidos dentro de cada Expediente Único.
Funcionalidades ofrecidas por Abox-ECM
La gestión de expedientes es uno de los puntos fuertes de la plataforma Abox-ECM. Por ello, es una solución óptima para implementar un proyecto de Expediente Único en cualquier entorno empresarial.
La mayor parte de las aplicaciones de gestión documental agrupan documentos por carpetas. Abox-ECM se diferencia de otras plataformas por su potente gestor de expedientes, que permite ejercer un control exhaustivo de cualquier trámite agrupando documentos y tratando el conjunto como unidad documental.
Las funcionalidades más útiles para este objetivo son:
- BPM documental, disponible para modelar los diferentes trámites dentro de un “macro-proceso” de forma global o independiente.
- Control de tipos documentales, incluyendo un “check-list” para conocer la completitud de cada trámite”.
- Tratamiento del expediente como unidad documental compuesta, con diferentes niveles y estructuración jerárquica.
- Visor online de expedientes, que permite visualizar cualquier formato on-line sin necesidad de descargarlo en el equipo.
- Control de versiones y control de autenticidad de los documentos, incluyendo la posibilidad de firmas digital en el servidor y remota.
- Cierre certificado y archivado, que tenga en cuenta la estructura jerárquica.
- Opciones de carga y descarga masiva. En este punto, recordaremos la posibilidad de incorporar un explorador de anexos multimedia, que facilita el intercambio de grandes volúmenes de archivos de imagen, audio y vídeo.
Beneficios del Expediente Único
- Todas las personas con permisos de acceso a los documentos, accederán a un mismo y único archivo digital vigente.
- Si existen cambios en los documentos, las versiones anteriores se guardan, pero siempre se accede a la última versión.
- Cuando en un trámite faltan documentos, estos se vencen o se reciben nuevos, todos los involucrados pueden conocer las novedades en tiempo real y realizar las acciones oportunas.
- No existen copias, es decir, elementos duplicados, ni en papel ni en digital.
- Se mejoran y aceleran todos los trámites asociados con un Expediente Único, ya que es posible consultar y gestionar de forma integral el proceso y no por partes.
- Se produce un sustancial ahorro de espacio físico y electrónico para la custodia de la información.
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Lo del expediente único se da con las Tablas de Retención Documental. Tanto en físico como en digital. No hay diferencia. Es lo ideal, pero en la práctica es otra cosa pues las personas no se acostumbran a creer en algo sin «respaldo».
Efectivamente, existen todavía reticencias al uso extendido del expediente electrónico como sustituto de la carpeta física. Sin embargo, aquí no decimos que el expediente tenga que ser 100% digital, sino híbrido, es decir, que lo que se reciba en digital se almacene el digital y lo que se reciba en físico, se digitalice y se almacene también en digital y físico. Al final, el expediente híbrido será el que contenga el 100% de la información, mientras que la carpeta física solamente contendrá una parte de la información. Con la llegada de la pandemia se ha entendido mucho mejor la necesidad de trabajar con documentación electrónica y que un SGDEA puede permitir la continuidad de las labores de cualquier entidad.