Cambios de Tablas de Clasificación Documental: Un Dolor de Cabeza para las Organizaciones Modernas
El cambio del Cuadro de Clasificación Documental y, por ende, de las Tablas de Retención Documental (TRD) es uno de los principales dolores de cabeza de los responsables de Archivo de nuestras entidades, especialmente aquellas obligadas por Ley a mantener un sistema de clasificación del archivo.
La praxis tradicional derivada de la aplicación literal de la normativa archivística invita a asociar y codificar las series y tipos documentales en función de su adscripción a las dependencias que se responsabilizan de los trámites involucrados. Pero esto tiene consecuencias muy desfavorables para un mantenimiento a largo plazo de los fondos documentales de la institución, como veremos a continuación.
¿Por qué tanto cambio?
El problema va muy ligado a los constantes cambios en nuestras organizaciones, que afectan a menudo a la estructura orgánica o a las responsabilidades asumidas por cada dependencia.
El fenómeno se agrava cuando la organización posee un software de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo (records management system), que debe estar continuamente actualizado a la realidad de la entidad, para no perder el sentido de la clasificación técnica de los documentos que ayuda a implementar.
Los cambios de TRDs vienen impuestos por alguno de los siguientes motivos:
- Modificaciones de la estructura orgánica (organigrama), nuevas dependendias, fusión y/o desaparición de dependencias, etc.
- Reasignación de responsabilidades sobre ciertos trámites (p.ej. algunos contratos que dependían del Área Jurídica, pasan a depender de otro área).
- Aparición de nuevos trámites, que implican la aparición de nuevas series y tipos documentales.
- Rediseño de los trámites existentes, lo que implica cambios a nivel de tipos documentales dentro de las series existentes.
¿En qué afectan los cambios al sistema de gestión documental?
Existen multitud de parámetros y factores que deben funcionar correctamente y a la perfección para poder mantener las operaciones de gestión documental sin incidencias a pesar de los cambios. Para podernos hacer una idea del alcance de un cambio de TRDs, enumeramos a continuación las entidades que pueden verse afectadas:
- Usuarios (que se asignan a una o varias dependencias).
- Dependencias (sedes, áreas y departamentos)
- Repositorios de bandejas (organizadas en analogía a las dependencias según las leyes de archivo vigentes).
- Series y subseries documentales (que obedecen a las actividades y trámites realizas por las dependencias).
- Tipos documentales (tipifican los documentos que se clasifican en expedientes).
- Entradas de menú (enlaces rápidos para acceder a los repositorios y las funciones del sistema).
- Valores de retención y clasificación (para la política de archivo).
- Permisos de acceso (que pueden cambiar cuando cambian las responsabilidades de las dependencias sobre los trámites).
- Códigos y etiquetas (que deben cambiar si las series migran a nuevas dependencias).
El problema puede volverse muy complejo cuando ya existe un histórico clasificado conforme a TRDs anteriores, que debe migrar al nuevo sistema cuando los trámites documentales (expedientes) aún se hallen en curso. Todos los expedientes que se encuentren en proceso deberían migrar a las nuevas TRDs, mientras que los expedientes ya archivados deberían permanecer clasificados conforme a las TRDs vigentes en el momento de su archivo.
En consecuencia, es preciso buscar una metodología que respetando la esencia de la legislación de archivo, permita minimizar los cambios impuestos en un SGEDA. Para ello, solamente tenemos que acudir a nuestros manuales de Calidad.
Tablas de retención documental enfocadas a Procesos (TRDP):
Este nuevo paradigma afirma que si para las TRD tradicionales se elabora una por cada unidad administrativa, las TRDP se elaborarán siguiendo el Mapa de Procesos, es decir, se clasifican atendiendo a los macroprocesos de la entidad (gerenciales, misionales y de apoyo) y, a su vez, a los procesos y subprocesos transversales o verticales dentro de los mismos.
Por tanto, los fondos documentales no se «ubican» dentro de dependencias administrativas estancas, sino dentro de procesos, pudiendo un proceso pertenecer o no a una o varias dependencias de la organización.
También se podría decir que los fondos deberían orientarse a funciones y no a jerarquías.
En términos prácticos se trataría de sustituir en el repositorio documental los niveles de las secciones/ subsecciones administrativas, por los niveles de PROCESOS/ SUBPROCESOS, a los cuales colgaremos las series/ subseries de la TRD, realizando la codificación de las TRDs a partir de la codificación de los procesos. Así las bandejas del repositorio se asociarán a procesos y no a dependencias físicas, que por su naturaleza están sujetas a mayores cambios.
USUARIOS X DEPENDENCIAS X PROCESOS X ACTIVIDADES X TRAMITES
De esta manera no desaparecen el concepto de unidad administrativa, dado que los usuarios seguirán vinculándose con éstas, pero se obtiene un grado adicional de libertad que permite establecer relaciones irrestrictas de responsabilidad o acceso entre las unidades de la compañía y los trámites que éstas realizan o consultan.
Ventajas del enfoque archivístico por funciones o procesos:
Aplicando este método, las dependencias pueden reasignarse libremente a los procesos y se desacoplan cambios profundos en TRDs cuando los procesos no se modifican, sino únicamente cambia el organigrama de la organización. Así mismo, la ubicación de los expedientes y documentos (tipos documentales) no cambia, dado que las bandejas del repositorio de archivos se mantienen ligadas a los procesos, que normalmente no cambian, sino únicamente evolucionan.
Los menús del usuario tampoco requerirán muchos ajustes ya que normalmente se asociarán a bandejas de procesos y no necesariamente a dependencias.
La aplicación de TRDP es mucho más razonable porque promueve una clasificación técnica de la documentación basada en las actividades efectivamente realizadas por la organización y no basada en decisiones tácticas o políticas de la entidad, que no deberían afectar a las políticas de archivo que forzosamente tienen que velar por el largo plazo y la preservación de la memoria histórica.La evolución lógica de los procesos, con modificaciones en sus trámites, ampliaciones o cesaciones de actividad, tendrá su reflejo equivalente en las series y tipos documentales, pero será siempre menos gravoso que recodificaciones completas y movimientos masivos del repositorio documental.
Referencias:
https://revistas.lasalle.edu.co/index.php/co/article/view/674
