Colombia es uno de los países latinoamericanos con mayor desarrollo en materia de normativa de archivos y más reglamentación pública. También el mercado privado se va influenciado por las normas dictadas por el Archivo General de la Nación (AGN).

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado es un establecimiento público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la conservación del patrimonio documental, asegurando los derechos de los ciudadanos y el acceso a la información, así como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública, la eficiencia del Estado a través de una gestión documental articulada con el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

El AGN de Colombia ha establecido directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental, que contribuyan a la racionalización del uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos.

Las normas archivísticas principales en Colombia son la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y la Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública Nacional (Ley 1712 de 2014).

La Ley nº 594 de 2000 (Ley General de Archivos) es la norma fundamental que regula la administración de los archivos en Colombia. Su ámbito de aplicación abarca toda la administración pública, incluyendo las tres ramas del poder público, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los particulares que poseen archivos de interés cultural.

Su objetivo es lograr el desarrollo integral y optimizar la gestión de los archivos en Colombia, abarcando el ciclo vital de los documentos, es decir, desde su producción, su trámite natural y su disposición final, ya sea para su conservación o eliminación, independiente del formato y soporte donde se halle registrada la información.

Entre los principios generales que rigen esta Ley se destacan: la importancia de los archivos para la administración y la cultura, pues institucionalizan las decisiones administrativas y constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y son la base para el servicio al ciudadano; cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora; y son testimonio de los hechos y de las obras, y documentan las personas, los derechos y las instituciones.

Por otra parte, la aplicación de esta Ley garantiza la salvaguarda y difusión del patrimonio documental colombiano. Es de destacar que esta Ley previó varios Artículos orientados a la protección y promoción de los archivos privados, que confirman la visión integral sobre los archivos y recogen los mandatos de la Ley General de Cultura. En relación con los archivos privados, sobresalen los Artículos sobre acceso a dichos archivos, registro de archivos, y declaración de interés cultural de documentos privados. También es de particular interés el Artículo sobre las prohibiciones para trasladar los documentos patrimoniales fuera del territorio nacional, sin previa autorización del AGN; o transferir la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al AGN.

Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura.

El Sistema se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad y buscará, esencialmente, la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva.

La Ley nº 1712 de 2014, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública Nacional, regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información. Es de aclarar que, el Archivo General de la Nación, participó activamente para la reglamentación de la citada ley.

La Ley determina el principio de máxima publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal.

En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios: de transparencia, de buena fe, de facilitación, de no discriminación, de gratuidad, de celeridad, de eficacia, de la calidad de la información, de la divulgación proactiva de la información y de responsabilidad en el uso de la información.

Colombia cuenta con multitud de decretos presidenciales y normas para implementar una política de Cero Papel y de eficiencia administrativa, las cuales son referentes en toda la región latinoamericana.

Los beneficios que pueden alcanzarse con la correcta implantación de un “Programa Cero Papel” son muy importantes para cualquier organización, grande o pequeña. Afectan a diversos ámbitos: