Diseño de una extranet con abox document
La gestión documental en una organización, cuando se desarrolla por completo acaba incorporando a personas de fuera de la organización, a la que necesitamos hacerles llegar o que nos envíen documentos. De esta forma, clientes, proveedores o colaboradores deben pasar a ser también usuarios de nuestra herramienta de gestión documental. Llegado a este punto, comienzan una serie de requisitos nuevos que debe cumplir nuestro gestor documental y que repasamos a continuación:
Licencias de usuarios: cuando hablamos de una extranet de clientes, por ejemplo, el número de usuarios que se conecta al gestor documental crece muy rápido, con lo que las formas de licencia clásicas por usuario, nos pueden penalizar enormemente. El concepto usuarios concurrentes no suele ser tampoco interesante, puesto que a priori no puedo saber en qué momento se van a conectar mis clientes, ni exponerme a que se sobrepase el número y alguno de ellos no pueda hacerlo. Sistemas que permiten el alta de un número elevado de usuarios, con funcionalidades restringidas (por ejemplo, sólo consultas y descargas de documentos) favorecen enormemente la implantación del gestor documental en modo extranet.
Imagen corporativa: en estos casos el gestor documental nos ofrece visibilidad frente a nuestros clientes y colaboradores, en general, por lo que adquiere mayor importancia que nos permita incorporar nuestra imagen corporativa de la forma más certera posible.
Personalizaciones: existen otras personalizaciones que se derivan de las cuestiones anteriores y que pueden ser relevantes para nuestros clientes, como por ejemplo la capacidad de ofrecer la documentación del gestor en diferentes idiomas, en función del usuario que se identifica o la posibilidad de establecer diferentes sitios web (con las correspondientes urls), lo que nos permite hacer más atractiva y usable la herramienta para nuestros colaboradores.
Acceso externo:cuando a nuestro gestor documental le añadimos la dimensión de nuestros clientes, la primera cuestión que se le plantea a los responsables de sistemas es cómo permitir el acceso externo a una herramienta que «típicamente» se considera de uso interno. Para resolver esta cuestión, existen diferentes alternativas, que van desde el acceso externo a un servidor en DMZ, la distribución de sistemas para permitir accesos desde diferentes entornos o la instalación completa del gestor documental en la nube. Desde este punto de vista, el gestor documental que elijamos para nuestra extranet debe ser flexible en su instalación, por lo que los gestores desarrollados 100% en entorno web serán siempre mejores.
Automatismos en la gestión: queremos destacar finalmente una última característica que, en un principio puede pasar desapercibida, pero que en la administración del gestor documental puede ser relevante. El tener que gestionar un número importante de clientes y sus datos, pueder ser tedioso y fuente de conflictos. Para prevenir esto, el gestor documental deberá permitirnos automatizar de forma sencilla y efectiva la gestión de nuestros usuarios externos, por ejemplo permitiendo un alta completa en pocos pasos (alta de empresa, usuario y repositorios de documentos con los permisos correspondientes de acceso).
Repasadas las características principales a considerar en un gestor documental para poder utilizarlo también en modo extranet o de acceso para usuarios externos a nuestra organización, pensamos que abox document, en la medida que cumple con todos los requisitos indicados es una óptima elección.
