Últimas noticias sobre las normas de gestión de documentos
Como hacemos periódicamente, vamos a repasar el estado de publicación de las normas internacionales que afectan a la gestión documental, así como acciones interesantes llevadas a cabo por el CTN 50, comité nacional encargado de estas normas.
Quizás la parte más práctica del comité sea la de difusión de las normas de gestión de documentos. En este ámbito se encuadran los siguientes puntos:
- se ha grabado un video promocional de las normas de gestión de documentos que se encuentra en http://aenormas.aenor.es/es/mas-valor/todoslosvideos/beneficios-de-las-normas-degestion-de-documentos-para-las-organizaciones y que explica en palabras de Carlota Bustelo los retos a los que se enfrentan las organizaciones que pretenden gestionar óptimamente sus documentos
- en la revista ISO Focus Magazine (mayo – junio 2014) se ha publicado un artículo sobre la implantación en la Escuela de Archivística y Gestión de Registros de Barcelona de la ISO 30300. El artículo se puede consultar aquí (páginas 40 a 43): http://www.iso.org/iso/es/isofocus_104.pdf
En cuanto al estado de publicación y revisión de las principales normas, un breve resumen sobre su estado:
ISO 15489 Records management – Parte 1: Se están realizando las votaciones y comentarios sobre la nueva edición de la norma, que ahora mismo se encuentra en la fase CD (Committee Draft)
ISO 30302 Management systems for records – Guía para la implementación: la norma se encuentra como borrador (es su primera publicación) y con las últimas votaciones, se espera la versión original en inglés para finales de este año, principios del próximo. A partir de ese momento se comenzará con la traducción al español. En este punto, cabe recordar que la norma ISO 30302 viene a completar las ya publicadas ISO 30300 y ISO 30301, la primera de ellas contiene los conceptos generales (fundamentals and vocabulary), mientras que la segunda establece los requisitos para su implantación, por lo que es la norma de referencia a la hora de implantar un sistema de gestión de la documentación, de forma análoga a lo que supone la ISO 9001 para la implantación de un sistema de gestión de la calidad. Para cerrar el repaso al resto de normas de la familia, indicar que están también previstas dos normas adicionales, la ISO 30304 (Guía de autoevaluación del sistema) y la ISO 30303 (destinada a regular los requisitos del procedimiento certificador y de acreditación).
Por último, una recomendación, el próximo mes de septiembre se presentará una ponencia sobre la serie de normas ISO 30300 en el Congreso del Comité de las Tecnologías de la Asociación Española para la Calidad (AEC).
