Nuevo gestor documental, ¿cargamos el histórico?
Esta es una de las preguntas que se formulan cuando se comienza a hablar del proyecto de gestión documental en una organización. Incluso aunque estemos hablando únicamente de un departamento o área de la empresa, después de mucho analizar y discutir sobre las funcionalidades y características que debe cumplir el nuevo gestor documental, antes o después (desgraciadamente, en demasiadas ocasiones es después), aparece la dichosa pregunta.
Las reacciones, tras el habitual silencio inicial son muy variadas. Vamos a repasar las más frecuentes:
– empecemos desde cero: es la respuesta más conservadora desde el punto de vista del proyecto, se razona con que el histórico se va a ir creando con el día a día del nuevo gestor documental y con que el esfuerzo que supone la carga de ese histórico no va a producir mucho beneficio para la organización. Suele tener más sentido, cuando estamos hablando no sólo de un mero almacenamiento de documentos, sino que la importancia del gestor documental radica más en los procesos de gestión (revisión, aprobación, rechazo, etc.) de los documentos;
– miremos la legislación: esta respuesta es más habitual en los departamentos con mayor regulación (administración, recursos humanos, jurídico, …) y miran de mantener los documentos, al menos el tiempo mínimo exigido legalmente para su conservación. La repercusión para la carga del histórico es que suelen solicitar que se incorporen todos los documentos que entren en ese tiempo regulado, lo que supone cargar las facturas de los últimos 4-5 años, por ejemplo;
– todos los documentos que necesito deben estar en el gestor: es la postura probablemente más coherente, puesto que supone que con la carga inicial de la parte de histórico documental que se considera necesaria para el día a día de la organización, desde el momento de la puesta en marcha, el gestor documental ya va a suponer la herramienta de referencia para la organización, evitando o minimizando el tener que usar, además otras herramientas o repositorios complementarios.
La carga del histórico no es un proceso trivial, sino que supone planificar un pequeño subproyecto dentro de la puesta en marcha del gestor documental. El análisis realizado para la documentación que a partir de ese momento va a incorporarse en el gestor documental no siempre tiene en cuenta documentos anteriores, en ocasiones en desuso ya en la organización. Adicionalmente, como ya apuntábamos arriba, muchos de los tipos documentales que se van a tratar en el gestor documental van a pasar por una serie de estados de tramitación interna, que aun tratándose del mismo tipo documental, ya no es aplicable a documentos ya aprobados o revisados con anterioridad.
Y nos queda, además el proceso de carga físico, en sí. Habiendo diseñado los procesos de carga habituales en unas cifras (decenas o cientos de documentos al día), el tener que cargar el histórico que lógicamente multiplican por mucho los volúmenes diarios, supone tener que incorporar procesos específicos de carga masiva de documentos.
