Beneficios de implementar la factura electrónica con un gestor documental

Básicamente existen 3 formas de realizar la emisión, verificación y conservación de las facturas electrónicas:

a)      En una plataforma específica de terceros (normalmente ubicada en la nube);

b)      Dentro del sistema de gestión contable de la compañía (p.ej. el ERP);

c)       Dentro del sistema de gestión documental de la compañía.

A continuación analizaremos los pros y contras de cada modalidad.

Gestión de facturas en plataformas específicas

Se trata de la opción más sencilla desde la perspectiva de su rapidez de implementación y sus costos al corto plazo. No requiere realizar inversiones costosas, puesto que estos sistemas ya disponen de conectores con los principales sistemas contables o ERPs de su país.

Ofrecen soluciones en la nube que ya están preparados para ser parametrizados rápidamente sin necesidad de desarrollo informático.

Sin embargo, requieren custodiar (varios años) las facturas en un sistema ajeno a la compañía y dependen de la conectividad que exista en cualquier momento entre los sistemas propios y la plataforma del proveedor.

Gestión de facturas en el sistema de gestión contable

Es probablemente la opción más común, puesto que es el sistema que maneja la contabilidad el que normalmente genera las facturas, al disponer de toda la información relevante para ello.

Tiene la ventaja de la inmediatez y de la seguridad al no depender de un sistema externo. No obstante, puede requerir una actualización por parte del fabricante.

Un problema que presentan estos sistemas es que visualizan la factura de forma independiente al resto de la documentación de la empresa, por lo que a veces es difícil conocer el contexto de cada factura y gestionar la recuperación de otros soportes, como el recibo electrónico, la imagen, el código de barras, etc.

Gestión de facturas en el sistema de gestión documental

Requiere de algún tipo de integración con el sistema contable (lectura de archivos, tablas de base de datos, webservices, etc.), pero a cambio ofrece una gestión integral de la toda la documentación que precede y sucede a la factura.

Es lo que denominamos el “Expediente electrónico de facturación”, que puede incluir (entre otros):

• La solicitud para cotizar del cliente (pliegos, RFQ, etc.)
• La/s cotización/es enviada/s
• La orden de compra recibida y necesaria para facturar
• Las remisiones de entregas entregadas y firmadas
• La/s factura/s emitida/s (en formato electrónico oficial, normalmente XML)
• La/s imagen/es de la/s factura/s (con su número de radicado y código de barras, si procede)
• La/nota/s de crédito o debido relacionadas con las facturas que la/s originaron.
• El/los comprobante/s de entrega (por el cliente y por el organismo fiscalizador en ciertos casos).
• La/s comunicación/es con el cliente sobre la calidad de los bienes o servicios suministrados
• La/s comunicación/es con el cliente sobre las fechas de pago u otras negociaciones
• El/los comprobante/s de cobro
• El comprobante de cierre de la compra.

Como vemos, el “contexto” es muy importante. La ventaja de manejar un expediente electrónico es que podemos generar y archivar automáticamente los formatos (p.ej. las imágenes de las facturas con su código de barras), gestionar todos los documentos de forma transversal en la organización, asegurar la autenticidad de los mismos, manejar los flujos de trabajo para la generación de las facturas, controlar los tiempos de retención y disposición final, etc.

De forma paralela podemos manejar también un “Expediente electrónico de cliente” en el que archivaremos los documentos legales y tributarios de cada organización, controlaremos los vencimientos de algunos certificados y podremos presentar a cada cliente aquellos documentos que nos soliciten para su verificación.

Otro beneficio es la facilidad de consulta de los documentos al disponer de metadatos para poder indexar la información y potentes sistemas de búsqueda que permiten unificar cualquier expediente de venta de la compañía, aunque se trate de un grupo empresarial con varios números de identificación fiscal.

abox ECM es un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo (SGEDA) que le ayudará a implementar no sólo la facturación electrónica, sino todo su Proyecto Cero Papel.

Conozca los requisitos de la factura electrónica en Colombia (nuevo Decreto 2242 de 2015).

Conozca algunos detalles sobre el portal FACE en España (ver blog).

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