La UPTC implementa sistema de gestión de correspondencia con abox
La Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia (UPTC) es una universidad pública colombiana con sede principal en la ciudad de Tunja. Es la más importante del departamento de Boyacá y una de las más prestigiosas de Colombia por su nivel académico, con presencia en 8 departamentos.
Cuenta con una sede central, seccionales en Duitama, Sogamoso, Chiquinquirá y Yopal, seis sedes en programa de extensión y 24 centros regionales de educación a distancia en los que funcionan 11 facultades, 77 programas académicos de pregrado presencial, 24 de pregrado a distancia y 86 de postgrado.
La Universidad fue creada con el énfasis hacia una educación en pedagogía, ciencia y tecnología. Actualmente figura en el puesto número 9 entre las mejores universidades de Colombia (año 2016) según el ranking adelantado por Sapiens Research Group. Además, es la cuarta universidad del país por número de estudiantes, más de 30.000 aproximadamente.
El Proyecto….
La UPTC como entidad pública tiene la obligación de cumplir con las leyes colombianas de archivo, en concreto la Ley 594 de 2000 y otros decretos gubernativos.
El proyecto iniciado a finales de 2014 tuvo como objetivo la implantación de un Sistema de Gestión Electrónica de la Correspondencia que abarcó en su primera fase:
- Ventanilla de correspondencia totalmente automatizada en el Edificio central administrativo
- Ventanilla de correspondencia totalmente automatizada en la Facultad de Medicina de Tunja.
- Proceso de distribución física y electrónica a todas las facultades de la sede central en Tunja.
- Sistema de clasificación básico por series documentales.
El sistema informático se encuentra desde el 1º de junio de 2015 en operación.
La Solución….
abox ECM ha permitido hacer realidad la Fase 1ª de implantación de un Sistema de Gestión Electrónica de documentos de archivo (SGEDA) y, de este modo, mejorar la eficiencia y satisfacción de los usuarios de la universidad, cumpliendo con la legalidad vigente.
Se estima en más de 2.000 el número de comunicaciones oficiales radicadas por mes en estas ventanillas.
La herramienta permite radicar entradas y salidas de cualquier formato: físicos digitalizables (documentos que se escanean), físicos no digitalizables (paquetes, CDs/DVDs, manuales, libros, etc.) y electrónicos (correos electrónicos, archivos en PDF, Word, etc).
La herramienta es usada actualmente por 15 usuarios activos y más de 250 usuarios internos de consulta.
La aplicación emplea un servidor de aplicación y base de datos, con un motor sobre Oracle 11g y un repositorio de archivos, todo ello bajo estrictas condiciones de seguridad y rendimiento.
Las ventajas más significativas que se han logrado son:
- Permitir el envío electrónico de todas las comunicaciones en minutos a sus destinatarios, sin necesidad de esperar a que los mensajeros realicen las entregas.
- Permitir consultas sobre los radicados recibidos y enviados en cuestión de segundos, con múltiples campos de búsqueda.
- Realizar una clasificación de todos los radicados por dependencia y serie documental, contribuyendo a una mejor organización del repositorio de la institución.
- Reducir costos en la gestión interna de la correspondencia y evitar pérdidas y demoras en las entregas.
Perspectivas….
Este proyecto representa la 1ª Fase del proyecto “Cero Papel” de la Universidad, un paso importante para la transformación tecnológica de la Universidad, reduciendo el uso del papel y gestionando más eficientemente sus procesos documentales.
Sin embargo, se trata de un objetivo inicial encuadrado en una ambiciosa iniciativa que pretende abarcar todas las sedes y dependencias de la organización.
Las siguientes fases previstas son:
- Ampliación de la gestión electrónica de la correspondencia al resto de seccionales de la universidad.
- Parametrización de todas las Tablas de Retención Documental (TRDs) de la universidad para permitir una correcta y completa clasificación del archivo.
- Mejora en la gestión del almacén documental, préstamos y control de retenciones y disposición final.
- Digitalización y optimización de ciertos procesos críticos donde se perciben ineficiencias por el uso del papel y donde se requiere una integración con otros sistemas de información ya implantados en la UPTC.
