La Autoridad Portuaria de Baleares implanta la norma UNE-ISO 30301
La Autoridad Portuaria de Baleares (APB) es un organismo público dependiente del Ministerio de Fomento, que a través de Puertos del Estado, gestiona los cinco puertos de interés general de las Islas Baleares. En Mallorca, los puertos de Palma y Alcudia; en Menorca el puerto de Mahón; el puerto de Ibiza, y el puerto de La Savina en Formentera.
Dentro del Plan Estratégico de Implantación de la Administración Electrónica en la APB (2015-2019) se planteó la contratación de la implantación del Sistema de Gestión Documental y Archivo, según la Norma UNE-ISO 30301.
En primer lugar, se realizó un estudio de la situación existente en la APB en cuanto a gestión documental y archivo, y de ahí una propuesta del marco organizativo que había que desarrollar. Por ello fue preciso, por una parte, definir las políticas de gestión documental, aprovechando las sinergias de los sistemas ya implantados de gestión de la calidad ISO 9001 y gestión ambiental ISO 14001.
Posteriormente se definieron los procesos y procedimientos, dentro del marco organizativo existente, y se elaboraron las instrucciones de trabajo, guías, manuales, documentación que se realiza en función de las necesidades observadas en gestión del cambio.
Obviamente era necesario, a la par, definir los requisitos de la plataforma tecnológica que permitiera gestionar la documentación (tanto electrónica como en papel) y que diera soporte tecnológico a todo el marco organizativo.
Las tareas realizadas fueron:
- Establecer la arquitectura/modelo de componentes que tenía que tener la plataforma tecnológica para gestionar todo el ciclo de vida de la documentación.
- Establecer los requisitos que deberían cumplir los distintos módulos de la arquitectura: Document Manager, Record Manager, herramienta de digitalización, interfaces entre componentes, gestión de la documentación en papel, copias auténticas… igualmente tanto los requisitos funcionales, como los no funcionales (entre ellos el dimensionamiento de todos los sistemas involucrados) y los de integración.
- Desarrollo y revisión de los componentes archivísticos que permitieran gestionar toda la documentación de la entidad. Concretamente se desarrollaron los siguientes componentes: modelo documental y esquema de metadatos, cuadro de clasificación de toda la documentación de la entidad, series documentales y tablas de valoración para cada serie documental.
- Implementación del sistema. Puesta en funcionamiento del modelo organizativo y de los componentes archivísticos sobre la plataforma tecnológica implantada.
- Gestión del cambio y formación. No hay que olvidar que la organización precisa digerir el cambio de mentalidad de “papel” a documento electrónico, realizando las actuaciones formativas necesarias a los usuarios finales, a los diferentes departamentos y al equipo de gestión de la documentación.
- Todo ello dentro del marco metodológico preciso para la obtención de la Norma UNE-ISO 30301, que nos obligaba a seguir un método de trabajo, a realizar una auditoría interna y externa de los procedimientos y métodos, y, una vez obtenido el certificado UNE-ISO 30301, a una mejora continua de cumplimiento.
- El alcance de la certificación UNE-ISO 30301 cubre los procesos relacionados con la convocatoria y ejecución de los Consejos de Administración; procesos de facturación a clientes; procesos de gestión de fianzas y certificaciones; procesos de contratación; procesos de documentación y supervisión de los Sistemas de Gestión.
Disponer de un Sistema de Gestión integrado de Calidad y Medio Ambiente, certificado según las Normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, ha facilitado la implantación del Sistema de Gestión para los Documentos debido a que gran parte de los procedimientos y estructura requeridos en la UNE-ISO 30301 estaban ya implantados en la APB. Ha sido necesario adaptar gran parte de los procedimientos existentes para adaptarse a esta nueva norma, pero la APB ya tenía interiorizados y asimilados gran parte de ellos desde que en 2015 fue certificado el Sistema de Gestión de Calidad.
El Sistema de Gestión Documental implantado en la APB ha sido diseñado con total capacidad de adaptación a nuevos requisitos normativos, pensando en el futuro:
- Adaptación/ampliación de cuadros de clasificación
- Adaptación a norma de calendarios de conservación y políticas de clasificación
- Adaptación a nuevos requerimientos del modelo documental y del esquema de metadatos
En primer lugar, cabe destacar que uno de los principales beneficios de la implantación de un Sistema de Gestión Documental de acuerdo con la Norma UNE-ISO 30301 es que facilita la eficiencia en la gestión documental, de forma que permite controlar mejor los documentos asegurando que estos sean fiables, auténticos, íntegros y conformes. De esta forma, se facilita la toma de decisiones, la mejora continua y el cumplimiento de la legalidad vigente.
Por otra parte, permite el control de la información documentada de las actividades y procesos del negocio y permite una evolución tecnológica y desarrollo digital de la organización alrededor del Sistema de Gestión Documental.
Y, por último, nos permite evitar la dispersión y diversidad de origen de los documentos.
Una de las principales ventajas de estar certificados con la Norma UNE-ISO 30301 es que nos ayuda a apoyar el enfoque de negocio de la Dirección, y la actividad del responsable de gestión, así como a una mejora continua del Sistema de Gestión para los Documentos y de los procesos integrados con él.
Permite disponer de una gestión normalizada, con políticas alineadas y un control de riesgos integrado. Garantizando que se cumplan todos los requisitos de negocio, legales, etc.
Extracto de la publicación de AENOR: Más información aquí.
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