Digitalización certificada o cómo evitar conservar los originales en papel
Una pregunta muy común que se hacen nuestros clientes es si ¿tengo que conservar los originales en papel?
La respuesta depende del estado de la legislación de cada país, pero en cualquier caso requiere implementar un nuevo proceso de digitalización que avale la autenticidad y calidad de las copias electrónicas que se realizan de los originales y que requiere un software habilitado para la digitalización certificada.
Un proceso de digitalización certificada puede permitir:
- Devolver los originales al remitente
- Destruir con seguridad los documentos originales
- Conservar los documentos como evidencias electrónicas
Requisitos de la digitalización certificada
La digitalización certificada es un mecanismo que permite asegurar la autenticidad y la fidelidad del proceso de digitalización de los documentos. Impone una serie de requisitos sobre el proceso de digitalización:
- El formato y la calidad de la imagen;
- El aseguramiento de la calidad del proceso completo de digitalización;
- La seguridad del proceso, haciendo imposible la manipulación de la imagen digitalizada;
- La inclusión de una firma digital con estampa cronológica asegurando la validez del escaneo.
La importancia de la digitalización certificada es su consecuencia jurídica que se concreta en dos beneficios significativos para cualquier entidad pública o privada:
- La posibilidad de devolver los originales al remitente.
- La posibilidad de destruir los ejemplares físicos.
Ejemplos de legislación nacional: España y Colombia
El terreno jurídico de la digitalización certificada está todavía en fase de desarrollo en los diferentes países del entorno latinoamericano. En cada país se han decretado leyes que amparan la digitalización de los procesos y dan soporte legal al proceso de sustitución del original físico por su equivalente electrónico.
En algunos casos, como el español, el énfasis se puso en la eliminación de las facturas recibidas en soporte papel, mientras que en otros casos, como el colombiano, el alcance es general a cualquier tipo de copia electrónica.
En España, tras la publicación de la norma EHA 962/2007, cabe la posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel si previamente se ha realizado un proceso de digitalización certificada. La homologación del software que implementa la digitalización certificada exige ciertos requisitos que se detallan en la Resolución de 24/10/2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para homologación de software de digitalización.
En Colombia, la digitalización certificada viene especificada en la guia-5-digitalizacion-de-documentos de la Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa del MinTICs (Dirección de Gobierno en línea) y por el “Protocolo para Digitalización de Documentos con Fines Probatorios del AGN” del Archivo General de la Nación (AGN).
En estas guías se describen los procedimientos mediante los que puede demostrarse que una copia (en papel o digital), es una copia verdadera del original, de igual validez jurídica y probatoria, sea su origen un fichero electrónico de datos, o un original físico.
Es claro que la digitalización certificada requiere no sólo una reingeniería del proceso de recepción, digitalización, distribución y clasificación de los documentos, sino también contar con un software (Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo) que permita garantizar la calidad y seguridad del proceso.
Proceso de registro con digitalización certificada
En cuanto al proceso de digitalización certificada tiene una serie de pasos que deben ser atómicos y no divisibles para impedir cualquier tipo de vulnerabilidad:
Escaneado/ Digitalización. La realiza el propio escáner al depositar el usuario la factura en la bandeja de entrada del dispositivo, o al pulsar un botón o accionar un comando del programa de configuración del escáner.- Optimización/ filtrado de imagen. La realiza el propio hardware del escáner o el software de configuración y tratamiento gráfico de las imágenes escaneadas.
- Almacenamiento en carpeta de intercambio segura. Se realiza configurando esta carpeta en el software de configuración del escáner, instalado en la estación de trabajo a la que se conecta el escáner.
- Validación de la firma electrónica. Antes de lanzar el procesamiento automático, se comprueban la autenticidad y validez de la firma digital a utilizar.
- Procesamiento automático del lote de imágenes. Los ficheros con las imágenes de facturas son procesados por un HotFolder.
- Comprobación del formato. Se verifica que el formato de la imagen es efectivamente sin pérdida y de resolución superior a 200 dpi (recomendado 300 dpi).
- Introducción de metadatos según estándar XMP. Se introducen los siguientes datos a la imagen: referencia de identificación de homologación, marca de tiempo, número de versión del software y código MAC del dispositivo que firma.
- Firma del fichero. La firma electrónica se realiza mediante un sistema admitido por la legislación nacional y en base a un certificado proporcionado por la empresa que se responsabilice de la digitalización de las facturas (puede ser el mismo cliente o un tercero).
- Almacenamiento en repositorio documental. Se realiza la radicación del fichero firmado en el software de gestión documental. La imagen ya es visible a partir de ese momento.
- Anotación en tabla de auditoría. Además de mover el fichero de imagen original al subdirectorio “Procesados” del HotFolder, el sistema realiza una anotación en unas tablas de auditoría con fines de trazabilidad y estadísticos.
Otro punto importante es la clasificación que se realice de los documentos digitalizados en el propio software de gestión documental conforme a criterios contables (año/ mes), jurídicos o de agrupación documental (expedientes). El software debe proporcionar mecanismos seguros para el cierre y conservación como evidencia de los documentos digitalizados (ver más información en este blog).
Digitalización certificada vs. Firma digital
Por último, la digitalización certificada tiene poco que ver con el proceso de firma digital de los documentos electrónicos (ver blog de Seguridad), ya que en el primer caso se firman los documentos escaneados, con la finalidad última de sustituir a los originales de papel, y en el segundo caso se firman los documentos electrónicos originales, con la finalidad de asegurar su autenticidad y no repudio por las partes involucradas.
Firma digital y digitalización certificada son cosas distintas… En un proyecto de gestión documental completo, se deberían considerar ambas situaciones.
El módulo de digitalización certificada de abox ECM es conforme a los requisitos exigidos en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, y fue homologado el 20/04/2009 por el Dpto. de Informática Tributaria de la AEAT con la referencia de homologación: 4187598A0D12B49F.
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