El proyecto Cero Papel…. O por qué pierdo dinero cada día que pasa…
El proyecto de Oficina Cero Papel no es sólo “una genial idea del Jefe de Sistemas”, sino que representa y debe abordarse como proyecto estratégico de la organización, a liderar y ser apoyado por la Alta Gerencia. ¿Por qué decimos esto?
Pues existen al menos cuatro razones de peso, que abordaremos a continuación:
1. Cumplimiento Legal
2. Reducción de costos
3. Productividad de empleados
4. Satisfacción de clientes
Sobre el aspecto de cumplimiento legal hay que destacar que, al muchos países del entorno latinoamericano, las organizaciones públicas (o privadas con función pública) requieren el cumplimiento de su Ley General de Archivos, así como de otras disposiciones adicionales.
En cualquier caso, casi todas las legislaciones obligan al cumplimiento de una Ley de Protección de Datos Personales, lo que debe tenerse en cuenta a la hora de abordar este tipo de proyectos. Por no hablar de legislaciones específicas como las que deben cumplir empresas del sector alimentario, farmacéutico, químico, agropecuario, militar, etc.
En cuanto a la reducción de costos nuestra recomendación es realizar siempre un estudio del Retorno de la Inversión (ROI: Return On Investment). Para ello deberían al menos cuantificarse los ahorros medibles, como son la reducción del papel, fotocopias, tóners, faxes, mensajería, material de oficina, archivo, etc.
Además, se debería hacer el ejercicio de pensar en eliminar puestos de trabajo que ya no sean indispensables (mensajeros internos, digitadores, ensobradores de cartas, operadores de archivo, etc) o al menos trasladar estas personas hacia puestos más productivos (ventas, atención al cliente, apoyo a producción, etc).
Por no sumar en estos ahorros el “blindaje” que se consigue frente a riesgos potenciales, como incendios, inundaciones, deterioro climático, multas por incumplimientos legales, etc.
Continuando con la productividad del empleado, las herramientas más potentes de gestión documental deben ofrecerle varias funcionalidades orientadas a:
• Facilitar la búsqueda y recuperación de los documentos
• Conservar los documentos y de la “memoria” de la organización
• Eliminar barreras de información entre departamentos (“islas de información”)
• Automatizar tareas repetitivas e integrar aplicativos entre sí
• Asignar y controlar tareas y responsables (flujos de trabajo o “workflows”).
Imagínese poder encontrar rápidamente documentos que físicamente se radicaron en otra sede de su organización y poderlos aprobar, rechazar o comentar, estando Usted de viaje, fuera de la oficina, y todo ellos de forma segura y eficiente.
O imagine poder detectar cuellos de botella en ciertos trámites de su organización que se producen únicamente en algunas dependencias y con ciertos tipos documentales.
Y con esto llegamos al último de los puntos, la satisfacción de los clientes. Una empresa que cumpla la legislación aplicable, que consiga ahorrar gastos superfluos, reducir tiempos de trámites, encontrar rápidamente la información, tomar decisiones con información certera, mantener a sus empleados en tareas menos repetitivas, etc., ¿no trasladará esa imagen también a sus clientes o proveedores?
El proyecto Cero Papel no es ya una opción. Sólo podemos decidir cuándo habrá que hacerlo. Y no es un proyecto puntual, es una estrategia corporativa a largo plazo. Y el tiempo nos lo marcan dos factores:
• ¿cuánto tiempo podemos aguantar gastos prescindibles y un servicio deficiente?
• ¿Cuándo arrancará nuestra competencia el proyecto?
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