Gestión de las notas de gasto con abox document

Las notas de gastos constituyen un proceso de presentación de datos y revisión de los mismos, que conceptualmente guarda ciertas similitudes con la revisión de las facturas de proveedores. Aprovechando ya la exitosa implantación del gestor documental abox document en la tramitación de estas facturas de proveedores en diferentes organizaciones, parece una evolución natural extender las funcionalidades del software de gestión documental para que además, se puedan gestionar de forma integral las notas de gasto, desde su alta en el sistema hasta su contabilización en el sistema de gestión.

En la solución que se ha implantado con éxito, son los propios responsables del gasto, los que van a dar de alta en el software de gestión documental su propia nota de gastos, rellenando el formulario correspondiente, así como aportando las imágenes escaneadas de sus justificantes.

A partir de este punto, el software de gestión documental lanza el proceso de revisión de la nota de gasto. En este proceso se enruta la revisión de la nota de gasto, en función de quién cumplimenta esta nota y la estructura jerárquica de la compañía. Algunas de las revisiones se van a automatizar, de forma que el propio software de gestión documental ya detecta ciertos límites de gastos (límite en el importe de un gasto concreto, por ejemplo de una comida) o lógica predeterminada en la cumplimentación de la nota (por ejemplo, indicando en los gastos de comida el número de comensales). El responsable de la revisión de la nota de gasto recibe un correo electrónico alertándole de la nueva nota de gasto, así como una nueva tarea pendiente a realizar, que consiste en la revisión de la misma.

Toda la información recogida sobre la nota de gasto, así como la revisión de la misma queda, llegado el momento integrada en el sistema de gestión de la organización.

Adicionalmente, se establecen informes que permitan conocer datos de las notas de gasto de forma agrupada, por ejemplo las notas presentadas por un departamento en un determinado rango de fechas, los tiempos de tramitación de las notas de gasto o los conceptos que más se repiten en las mismas, con todo lo cual la organización podrá analizar la información y establecer las medidas de optimización de costes y mejoras internas que estime oportunas.