Gestión documental: una oportunidad para las asesorías

La implantación de abox document en varias asesorías recientemente nos anima a comentaros las bondades de la gestión documental en este sector.

Cuando pensamos en una asesoría, lo primero que nos viene a la cabeza es la cantidad de documentos que se manejan: sobre las mesas, en archivadores, en carpetas y cajas. Parece, pues un entorno ideal para implementar herramientas de gestión documental. No obstante, no hay que perder de vista las dificultades con las que nos encontraremos:

• Resistencia al cambio, el personal está acostumbrado a una serie de procesos de gestión, que se verán parcialmente redefinidos.
• Captura inteligente de la información, los procesos de digitalización, indexación y clasificación deben ser lo más automatizados posible y no suponer tareas añadidas al personal de la asesoría.
• Modificación de los hábitos de acceso a la información del cliente final.

El reto, por tanto, está en que el resultado del proyecto genere la confianza suficiente para asegurar su implantación. Las dos cuestiones que pensamos deben atenderse con mayor cuidado son:

• la extranet de acceso a los documentos para clientes y oficinas y
• los sistemas de captura automáticos, que van a permitir reducir el esfuerzo de carga de documentación en el gestor.

Otras cuestiones, como la integración con los sistemas de gestión ya disponibles o la captura de datos vía OCR, pueden ser también interesantes, aunque deben estudiarse caso a caso.

La opción más utilizada en estos casos es la de sincronización de las carpetas físicas del entorno Windows (por ejemplo, del servidor de datos o mejor, del sistema NAS de almacenamiento de ficheros) con abox document, puesto que es una forma sencilla de comandar grandes volúmenes de información de datos. Además, se asegura la integración semiautomática con otras fuentes de datos, como el correo electrónico, los sistemas de digitalización, hasta incluso los documentos generados por el programa de gestión.

En todos estos casos, basta con elegir la carpeta destino correctamente y, opcionalmente, renombrar el fichero siguiendo un patrón prestablecido para que toda la documentación acabe de forma estructurada e indexada en el gestor documental abox document y, por tanto a disposición del cliente final.

En cuanto a los flujos de trabajo (“workflows”) de los documentos, habitualmente, cuando estamos hablando de grandes volúmenes, por cuestiones de productividad se opta por la publicación directa. Sólo en casos muy concretos, con documentos más sensibles que se quiera verificar o revisar con mayor detalle, podemos elegir un flujo que incorpore una revisión anterior a su publicación y, por tanto a su visibilidad por parte del destinatario final del documento.

Adicionalmente, las transiciones de los diferentes estados de un flujo de trabajo (incluso, la del estado inicial, cuando estamos hablando de una publicación directa), pueden llevar asociados algunos automatismos, como el envío de una notificación o aviso por correo electrónico de la disponibilidad de un documento, o la propia tarea pendiente de revisión de un nuevo documento para su publicación.

Por último, hemos de mencionar la posibilidad de utilizar la funcionalidad de Expedientes de abox document como una forma sencilla de indicar a los clientes, no sólo los documentos que ya se han publicado, sino incluso los que están pendientes de completar ese expediente.

Así, para casos como la presentación de una solicitud o la documentación de un expediente, en los que conocemos de antemano la documentación necesaria, con la creación de ese expediente, abox document da de alta todos los documentos definidos para ese expediente, a la espera de la publicación de los ficheros correspondientes, con el consiguiente ahorro en los procesos de publicación, así como en la normalización de la documentación.

En resumen, podemos decir que el sector de Asesorías (de todo tipo: de gestión, de calidad, contables, laborales, etc.) ven incrementada de forma sustancial su productividad y la calidad del servicio a sus clientes implantando soluciones de gestión documental automatizada.

Si perteneces a este sector y quieres conocer más sobre abox document, consúltanos aquí.