Implementación de la factura electrónica con abox ECM
En Colombia, como parte del Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018, el gobierno está impulsando la masificación del uso de la facturación electrónica como mecanismo para controlar la evasión fiscal e incrementar la competitividad de las empresas colombianas a nivel internacional.
Es posible incorporar rápidamente la factura electrónica con abox ECM cumpliendo con los requisitos legales establecidos en el Decreto 2242 de 2015. El nuevo decreto y la resolución que lo acompaña (descargar aquí) buscan extender el uso de la facturación electrónica a partir de 2017 en todas las empresas colombianas. De hecho, las empresas que opten por facturar electrónicamente a partir de ahora deberán hacerlo conforme a las condiciones de expedición e interoperabilidad que dicta esta Orden.
Obligados a expedir factura electrónica:
Conforme a este decreto, la DIAN llevará a cabo un proyecto piloto con empresas voluntarias, para después implementar la obligatoriedad de la factura electrónica en Colombia. Las empresas que estén facturando según decretos anteriores tendrán un período para adaptar sus sistemas a la nueva reglamentación.
La DIAN seleccionará de manera gradual las personas naturales o jurídicas que deberán facturar electrónicamente de acuerdo con una clasificación de actividades económicas, dentro de 18 sectores escogidos por sus volúmenes de facturación y otros criterios de conveniencia.
Condiciones de generación de la factura electrónica:
- Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
- Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN en condiciones que ésta señale.
- Cumplir los requisitos de emisión de cualquier factura de venta (art. 617 de Estatuto Tributario).
- Incluir firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma que ha establecido la DIAN.
- Incluir el Código Único de Factura Electrónica (se trata de un código único generado a partir de datos de la factura y del software que la emite). Este código podrá visualizarse como código bidimensional QR.
Condiciones de entrega de la factura:
El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que el adquirente también expida factura electrónica, por tratarse de un obligado a facturar electrónicamente en el ámbito del Decreto, o bien, el adquirente, no obligado a facturar electrónicamente en el ámbito del Decreto, decida recibir factura en formato electrónico de generación.
La representación gráfica de la factura electrónica contendrá un código de barras QR para facilitar la verificación ante la Entidad por el adquirente y las autoridades competentes y se deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma directa y gratuita.
Acuse de recibo de la factura electrónica:
El adquirente que reciba una factura electrónica en formato electrónico (o su representación gráfica) deberá informar al obligado a facturar electrónicamente el recibo de la misma, para lo cual podrá utilizar medios propios, o los que disponga para este fin el obligado a facturar electrónicamente. Así mismo, podrá utilizar para este efecto el formato que establezca la DIAN como alternativa.
Verificación y rechazo de la factura electrónica:
El adquirente que reciba la factura electrónica en formato electrónico de generación deberá verificar, entre otras, las siguientes condiciones:
- Entrega en el formato XML estándar establecido por la DIAN.
- Existencia de la información prevista, discriminando el impuesto al consumo, cuando sea del caso.
- Existencia y validez de la firma digital o electrónica.
- Existencia y validez del Código Único de Factura Electrónica.
En los casos rechazo de la factura electrónica por incumplimiento alguna de las condiciones señaladas procede su anulación por parte del obligado a facturar electrónicamente, con lo cual deberá generar el correspondiente registro de una nota crédito, relacionada con la factura anulada.
Ejemplar de la factura electrónica para la DIAN:
El obligado a facturar electrónicamente deberá suministrar a la DIAN un ejemplar de todas las facturas electrónicas generadas, independientemente de la forma de entrega al adquirente, teniendo en cuenta que éste deberá ser entregado a la DIAN dentro del término máximo de cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su emisión.
Dentro del mismo término se deben entregar las correspondientes notas crédito o débito generadas, cuando sea el caso.
Adicionalmente, la DIAN podrá exigir el Registro Auxiliar de Ventas y Compras e IVA por pagar e Impuesto Nacional al Consumo.
Conservación de la factura electrónica:
Para efectos fiscales, la factura electrónica, las notas crédito y débito se conservarán en el formato electrónico de generación establecido por la DIAN, tanto por el obligado a facturar electrónicamente como por el adquirente que recibe en ese formato.
La factura electrónica, crédito y débito así como las constancias de recibo y caso, deberán ser conservadas por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1º de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo.
Habilitación (autorización) de la factura electrónica:
Para expedir la factura electrónica en el ámbito de este Decreto, deberá surtirse el procedimiento de habilitación que señala la DIAN. Según este procedimiento se realizan, entre otras, las pruebas tecnológicas tendientes a demostrar que el software que han dispuesto para facturar electrónicamente, cumple con las condiciones técnicas de expedición de la factura electrónica, recibo y rechazo.
El contribuyente puede, con sus propios medios tecnológicos, elaborar sus facturas electrónicas, y puede también contratar el servicio con terceros, y en tal caso el tercero debe estar autorizado por la DIAN conforme lo indica el artículo 12 del decreto 2242 de 2015.
Conozca cómo puede integrar su factura electrónica directamente con abox ECM, sin necesidad de contratar el servicio con una plataforma externa (pulse aquí para visitar nuestro blog).
