ISO 30300: hacia la normalización en gestión documental

El pasado 14 de abril tuvo lugar la reunión del Comité Técnico de Normalización español  para las normas de Gestión de Documentos y Aplicaciones (CTN 50 SC1). Adapting forma parte del mismo, representando a las empresas de desarrollo de soluciones relacionadas con la gestión documental.  El tema principal de discusión fue la futura norma ISO 30300.

La sesión tuvo lugar en el Palacio de la Aljafería de Zaragoza, a la sazón edificio que aloja a las Cortes de Aragón. Por cierto, que el Palacio es un precioso edificio de arquitectura islámica que vale la pena visitar.

Algunas de las impresiones que me traje de la jornada:

• hay mucho trabajo por hacer todavía en el tema de la normalización alrededor de la gestión documental. Aunque comentábamos en un anterior post que la publicación de esta norma se preveía para el primer semestre de 2011, la realidad, tozuda ella, insiste en que lo más probable es que se publique en la segunda parte del año. Utilizando el título de una película ya muy antigua y algo rancia: “La mies es mucha y los obreros pocos”.
• Actualmente hay un marasmo de normas en diferentes estados de publicación. Es primordial aclarar esa maraña y apostar por un número quizás menor, pero que se relacionen entre sí de forma clara. En el grupo se apuesta, entre otras por la ISO 30300, que, por simplificar, viene a ser como la ISO 9001, pero para gestionar documentos
• La norma ISO 30300 debería suponer un impulso para todos los agentes ubicados en torno a la gestión documental: documentalistas, archivistas, tecnológicos, soluciones informáticas, etc.
• No obstante, su publicación no significaría necesariamente que la norma vaya a ser asumida por las organizaciones de forma generalizada. Diferentes factores podrían actuar de inhibidores:
  • la norma ISO 30300 correría el riesgo de nacer ya como una norma secundaria de la ISO 9001, como en parte ha ocurrido con la ISO 14001, por ejemplo;
  • se tendría que realizar un exhaustivo trabajo de concienciación entre las organizaciones (empresas, administraciones públicas); España no es Alemania en temas de cultura normativa…
  • los organismos de certificación tendrán que ver también como interesante a la nueva norma (en términos de negocio también) para que inviertan recursos en formar los procedimientos y equipos de auditoría y certificación.
• Otro escenario potencial en relación con esta norma es que se su implantación se vea coartada por otras normas (por ejemplo la ISO 16175 o la 15489), que, si bien, abordan la problemática de la gestión documental desde otros ángulos, van a tenerse en cuenta en su aplicación.

Para acabar, como recomendación, podemos comentar que del 25 al 27 de mayo, la FESABID celebra su congreso en Málaga y uno de los temas estrella será las nuevas perspectivas que plantea la ISO 30300.