Optimizar los flujos de gestión y la mejora continua con abox
Cuando el gestor documental abox document se implanta en una organización y surge la necesidad de modelar los flujos de gestión de los documentos, los responsables de la organización suelen aprovechar para ver de optimizar las tareas de gestión que se realizan. Reuniones interdepartamentales, análisis de procesos, cambios en la cultura empresarial contribuyen a definir los nuevos procesos que se afinan en la herramienta a través del módulo de Workflow hasta llegar al resultado óptimo.
El problema puede venir después. Las organizaciones, como todos sabemos son cambiantes, no sólo por nuevos procesos que se definen e incorporan internamente, sino porque el entorno (clientes, proveedores, legislación, etc.) obligan a introducir cambios en los procesos de negocio. De esta forma, lo que hoy se hace de una forma, ya no vale, o sí, pero con matices dentro de un tiempo.
Cuando esos procesos cambiantes de cualquier organización están definidos en una herramienta como el gestor documental abox document, debemos asegurarnos, no sólo que el día de la puesta en marcha estamos reflejando los procesos tal y como queremos que sean, sino que a medida que pasa el tiempo seguimos ajustando esos procesos para adecuarlos a la nueva realidad y optimizándolos para realizarlos de la forma más eficaz posible.
En este punto las similitudes con los ciclos de mejora continua, tal y como se utilizan en los sistemas de gestión de la calidad son muy elocuentes. Si tomamos el clásico ciclo de mejora continua PDCA que se muestra en la figura anterior, nos queda claro que no vale con un primer ciclo de ejecución (que además, habitualmente se queda en un PD: “Plan” – “Do”), sino que hemos de ser capaces de monitorizar (“Check”) los resultados que obtenemos trabajando de esta forma, para así disponer de datos sobre los que basar un plan de acciones correctivas y de mejora (“Act”) sobre los procesos. Y todo este proceso hemos de ser capaces de repetirlo en diferentes ocasiones, a medida que se incorporan nuevos requisitos a los procesos, que modifican nuestro plan inicial y, con el ello el ciclo completo.
Para que nuestra herramienta de definición de procesos sea útil de verdad, no sólo en su implantación inicial, sino a la hora de perseguir la mejora continua, debemos asegurarnos que cumple, al menos los siguientes requisitos:
– Capacidad de creación y modificación de los diferentes estados de los documentos / procesos, así como la especificación de acciones con los cambios de estado o transiciones: notificar, crear tarea, dar de alta un nuevo documento, cambio automático de estado, etc..
– Fácil incorporación de nuevos procesos, ya bien sea asociados a procesos existentes o de nueva creación.
– Estructuración flexible (por roles) de los usuarios que van a intervenir en los procesos y las acciones.
– Capacidad de analizar los procesos, por ejemplo a través de informes que representen los resultados de las métricas definidas para los procesos y subprocesos.
