Organizando el archivo electrónico: reduzca papel y clasifique sus documentos
Muchas personas aún piensan que un software de gestión documental es para digitalizar y consultar el archivo físico.
Pero la realidad es que las mayores ventajas se alcanzan cuando se puede combinar el archivo físico con el electrónico, organizándolo adecuadamente.
Y para ello hay que empezar por capturar los documentos en el momento en que se reciben o se producen…
Del caos físico al caos electrónico: nuevos retos
Los documentos no son sólo ficheros ofimáticos. Hoy en día “documento” es todo aquello que representa una evidencia para nuestra organización, por lo que debemos empezar a considerar correos electrónicos, página web o redes sociales como fuentes relevantes para capturar información.
En tan sólo 60 segundos, se envían más de un millón de GigaBytes a través de internet en el mundo.
El crecimiento desmesurado y exponencial de los archivos electrónicos y la heterogeneidad de sus formatos (emails, documentos internos, multimedia, redes sociales, etc.) hace que su captura y organización sean críticas para poder gestionar la información y el conocimiento.
¿Qué puedo hacer?
Digitalizar los históricos no es la prioridad, no resuelve el problema. En unos meses volveremos a tener el mismo problema y posiblemente más acusado. Hay que atacar las causas con 3 objetivos:
- Digitalice en el origen del proceso.
- Clasifique sus documentos por expedientes, utilizando cuadros de clasificación documental.
- Reduzca el uso de la impresora, visualizando los documentos y gestionando los trámites en línea.
¿Cómo puedo empezar?
1) Ponga una Ventanilla de Registro Único
La ventanilla le permite digitalizar todos los documentos que entran y salen de su compañía, tanto en formato físico como electrónico.
Los documentos físicos pueden enviarse directamente al archivo y al clasificarlos correctamente, podrán ser eliminados con seguridad en los tiempos justos que determina la legislación.
Si se realiza una digitalización certificada, en posible devolver los documentos al remitente o destruirlos, conservando su equivalente electrónico.
2) Defina sus Cuadros de Clasificación Documental (CCD)
Se trata de un instrumento archivístico eficaz que permite clasificar los documentos dentro de expedientes, asignándolos a una serie con sus correspondientes tipos documentales. Si añadimos la política de retención y eliminación, los CCD se convierten en Tablas de Retención Documental (TRD), muy populares en los países latinoamericanos.
La disciplina archivística existe desde tiempos inmemoriales y dispone de herramientas para un adecuado manejo documental, solamente requiere adaptar estos instrumentos al modelo electrónico.
3) No imprimir lo que puede consultarse y tramitarse en pantalla
Los nuevos softwares de gestión de documentos permiten su visualización y tratamiento “on-line”, sin necesidad de imprimirlos o descargarlos en el computador.
Como los documentos deben agruparse por expedientes, tenemos la posibilidad de gestionar los trámites de manera integral, caso por caso, realizando las pertinentes anotaciones, comentarios, revisiones, aprobaciones o firmas, sin salir del entorno electrónico.
Estos trámites pueden definirse con la ayuda de flujos de trabajo o “workflows documentales”, los cuales permiten un control exhaustivo de las tareas, los responsables y los plazos para ejecutarlas.
¿Qué ventajas puedo obtener?
Los beneficios son múltiples, resumimos sólo las más importantes:
- Reducción de riesgos:
- Evitar sanciones por cumplimiento de normativa archivística,
- Robo de información,
- Cumplimiento de regulación de protección de datos y leyes de archivo,
- Protección contra inclemencias meteorológicas, incendios, catástrofes naturales, etc.
- Ahorro en costos asociados al papel, mensajería y almacenamiento,
- Ahorro en tiempos de búsqueda y procesamiento,
- Control y estandarización de los procedimientos,
- Asignación de tareas y balanceo de esfuerzos,
- Certificación legal de documentos.
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