Requisitos del AGN para adquirir herramientas tecnológicas de gestión documental
Atendiendo a una serie de consultas recibidas en Adapting América SAS sobre la conveniencia o no de implementar ABOX como Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo en entidades públicas, es importante destacar 2 circulares oficiales muy relevantes para la toma de decisión de los responsables de estas instituciones.
Circular No. 002 de 2010 de COINFO
Coinfo es la Comisión Intersectorial de Política y Gestión de Información en la Administración Pública creada mediante el Decreto 3816 del 31 de diciembre de 2003, cuyo principales objetivos son definir las estrategias y los programas para la producción de la información necesaria para lograr una óptima generación de bienes y servicios públicos por parte del Estado y optimizar la inversión en tecnologías de información y de comunicaciones de la Administración Pública.
En esta circular, que ha sido muy poco considerada hasta la fecha por las empresas integradoras de la herramienta open-source ORFEO, se recomienda a las entidades públicas que estén considerando la adquisición de una plataforma de gestión documental, que tengan en cuenta que ORFEO no está alineada con los requerimientos técnicos exigidos por la Ley 594 y los decretos Cero Papel subsiguientes, y que actualmente se encuentra en fase de reingeniería. Se indica una dirección dentro de la página web de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (Superservicios), la cual no se encuentra habilitada, por lo que desconocemos la situación concreta de este proceso.
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Circular Externa No. 002 de 2012 – Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental
El Archivo General de la Nación, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000 ó Ley General de Archivos y teniendo en cuenta la importancia que para el sector público tiene la modernización de la gestión documental a partir de la aplicación de las nuevas tecnologías de la información publicó la Circular Externa 002 del 6 de marzo de 2012, en la cual se emitieron algunas “recomendaciones a las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos, asegurando la gestión de los documentos durante todo su ciclo de vida, las condiciones de seguridad de la información, la preservación y acceso a los documentos y a la interoperabilidad con los sistemas de información existentes o futuros”.
A partir de la constatación de que ORFEO no cumple con los requisitos exigidos por un software de gestión documental profesional, el Archivo General de la Nación (entidad que promulga las leyes de Archivos en Colombia) insta a las administraciones a que revisen sus lineamientos en materia de adquisición de nuevos sistemas electrónicos de gestión documental.
Hace una serie de recomendaciones, como por ejemplo:
- Asegurar el cumplimiento de los estándares internacionales ISO-15489 y requisitos funcionales de Moreq.
- Asegurar que la solución elegida cumple con los requisitos para la preservación de archivos electrónicos a largo plazo.
- Verificar la capacidad del software para dar cumplimiento a los Cuadros de Clasificación Documental y Tablas de Retención Documental.
- Introducir el concepto de Archivo total o expediente híbrido, para garantizar que el software permita gestionar tanto archivos físicos como electrónicos, lo que es un requisito novedoso y cada vez más importante.
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abox ECM es un sistema de gestión electrónica de documentos de archivo (record management system) que cumple con las normas internaciones en materia de gestión documental profesional, es 100% web, está inspirado en los requisitos funcionales de Moreq y está adaptado a la normatividad colombiana, Ley 594 de 2000.
Las recomendaciones del AGN hacen que abox ECM sea cada vez más una opción versátil, moderna y económica para las entidades públicas de Colombia, interesadas en la adquisición de un software profesional para la gestión de los documentos de archivo.
